Statuten - nieuwe versie goedgekeurd door BAV 20/02/2024.
Titel 1 - Rechtsvorm, naam, zetel, doel en duur
Art. 1 Rechtvorm
De vereniging is een vereniging zonder winstoogmerk (‘VZW”) conform de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (“WVV”).
Art. 2 Benaming
De vereniging draagt de naam
- in het Nederlands: Centrum voor Informatie over de Media, afgekort "het CIM",
voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of “VZW”; - in het Frans: Centre d'Information sur les Médias, afgekort "le CIM", voorafgegaan of gevolgd door de woorden “ association sans but lucratif” of “ASBL”.
Art. 3 Zetel
De vereniging heeft haar zetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Het Bestuursorgaan bepaalt het adres. De zetel kan, zonder statutenwijziging, binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, verplaatst worden bij besluit van het Bestuursorgaan, bekend te maken in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.
Art. 4 Belangeloos doel en voorwerp van de vereniging
Het CIM, waarvan de leden (zie Art. 6 Leden) deel uitmaken van de communicatiewereld in België, groepeert drie ledenfamilies:
- de adverteerders,
- de reclamebureaus en mediabureaus, hierna “de tussenpersonen” genoemd,
- de media en mediaregies, hierna “de media” genoemd, vertegenwoordigd.
De groep van adverteerders, reclamebureaus en mediabureaus wordt de “Buy Side” genoemd. De groep van de media en de mediaregies wordt de “Sell Side” genoemd.
Het CIM heeft als doel zijn leden voortdurend of regelmatig, en zo snel mogelijk, juiste, objectieve en betrouwbare informatie te verschaffen over het bereik, de kenmerken en de kracht van de media, die worden vergaard via studies die door zijn bemiddeling werden geconcipieerd en omschreven, uitgevoerd en gecontroleerd. Dit alles met de nodige bezorgdheid voor de neutraliteit en de kwaliteit van de bronnen. Deze informatie moet zo goed mogelijk aan de behoeften van de leden van het CIM beantwoorden.
Het CIM mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan zijn oprichters, leden, bestuurders of enige andere persoon behalve voor verwezenlijking van zijn belangeloos doel. Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig.
Om zijn opdracht te vervullen, wijdt het CIM zich, onder andere, aan het opzoeken, bestuderen en verspreiden van alle informatie met betrekking tot de media. Dit omvat onder andere:
- de controle en de echtverklaring van gegevens over oplage, verspreiding en/of bedeling van de media;
- exclusief onderzoek naar het bereik van de media door middel van studies of enquêtes;
- het auditeren en certifiëren van meetmethoden, bereikcijfers en segmentaties van derden;
- het inzamelen en verspreiden van informatie over de media.
Deze opsomming is illustratief en niet uitputtend.
De middelen om dit doel te bereiken staan beschreven in het Intern Reglement van het CIM en in de reglementen van de verschillende comités en commissies.
Het CIM mag voor zijn leden alle diensten oprichten die zijn doel kunnen bevorderen. Het CIM mag alle roerende en onroerende goederen in vruchtgebruik of eigendom hebben, kopen of huren. Het mag alle commerciële handelingen stellen die rechtstreeks of op bijkomstige wijze met zijn doel verband houden en waarvan de inkomsten aangewend worden om zijn doel te realiseren. Het mag deelnemen in en samenwerken met alle verenigingen en ondernemingen, die voor de realisatie van zijn voorwerp en doelstellingen wenselijk en nuttig zijn.
Art. 5 Duur van de vereniging
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.
Titel 2 - De leden
Art. 6 Leden
Het aantal leden van het CIM is niet beperkt. Het bedraagt minstens twaalf.
De vereniging telt slechts één soort leden. Zij hebben allen stemrecht op de Algemene Vergadering. De leden zijn diegenen wiens naam is vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden.
Om lid te worden van het CIM moet men actief zijn in de Belgische communicatiewereld en behoren tot één van de drie families vermeld in artikel 4 (adverteerders / tussenpersonen / media).
Binnen deze drie families kunnen ‘categorieën’ bepaald worden door het Intern Reglement.
Verenigingen die tot één van deze families behoren, of tot een door het Intern Reglement erkende categorie van één van deze families, kunnen in die hoedanigheid lid zijn van het CIM.
Art. 7 Verplichtingen van de leden
Het CIM vertegenwoordigt de gezamenlijke belangen van media, adverteerders en tussenpersonen.
Het is een forum voor rechtmatige contacten tussen zijn leden met strikt respect van de volgende verplichtingen:
- naleving van de statuten, het Intern Reglement, evenals de beslissingen die door de bevoegde organen van de vereniging worden genomen;
- zij mogen de vereniging geen schade toe brengen, op welke wijze dan ook;
- regelmatig zijn ledenbijdrage betalen;
- deelnemen aan de financiering van de Permanente Structuur, en aan de financiering van de strategische studies zoals bepaald in het Intern Reglement;
- oprecht, loyaal en effectief bijdragen tot de inzameling en de levering van informatie;
- meewerken aan de procedures ter controle en echtverklaring van de aan het CIM medegedeelde informatie;
- de naleving van de deontologie, onder andere voor wat de vertrouwelijkheid van de informatie, de toegang tot de informatie en het gebruik van de informatie betreft;
- het meedelen van de vertrouwelijke informatie die noodzakelijk is voor de evaluatie van zijn aandeel in de financiering van de vereniging, aan de persoon belast met het dagelijks bestuur.
Door lid te zijn van de vereniging, verbindt elk lid zich ertoe om de Belgische en Europese mededingingsrechtelijke regels volledig en strikt na te leven. De leden mogen de vereniging niet rechtstreeks of onrechtstreeks gebruiken:
- om akkoorden of overeenkomsten met één of meer van hun concurrenten te bereiken of proberen te bereiken;
- om geheime, vertrouwelijke of beschermde informatie te verkrijgen of proberen te verkrijgen, of uit te wisselen of proberen uit te wisselen;
- om anti-concurrentieel gedrag van welke aard dan ook te beogen.
In het algemeen onthouden de leden zich van elke communicatie, handeling of verzuim die schadelijk zou kunnen zijn voor het belangeloos doel en het voorwerp van de vereniging, of voor de reputatie van de vereniging of van (een van) haar leden.
Het Intern Reglement mag bepalen welke de specifieke reikwijdte van deze verplichtingen is voor één of meerdere ledenfamilies, buy- of sell side
Art. 8 Toetreding
Natuurlijke personen, ondernemingen en verenigingen die behoren tot één van de drie ledenfamilies van de communicatiewereld in België en die lid willen worden van het CIM moeten schriftelijk een gemotiveerde aanvraag richten tot de Voorzitter van het Bestuursorgaan. Zij moeten daarbij verklaren kennis te hebben genomen van de statuten en de toepasselijke reglementen (met inbegrip van het Intern Reglement) en die zonder voorbehoud te aanvaarden en te zullen naleven.
Het Intern Reglement vermeldt meer in detail de toetredingsvoorwaarden om lid te worden.
De kandidaat-leden worden aan het Bestuursorgaan voorgesteld bij de eerstvolgende vergadering na hun aanvraag.
Het Bestuursorgaan beslist over de toelaatbaarheid van kandidaat-leden. Het Bestuursorgaan kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. Die beslissing wordt genomen met een gewone meerderheid van stemmen, zonder rekening te houden met ongeldige stemmen en onthoudingen. Het Bestuursorgaan moet deze beslissing niet motiveren maar zal verzekeren dat de beslissing fair, redelijk en niet discriminatoir (FRAND) is.
Indien het Bestuursorgaan de toelating van een kandidaat-lid weigert, kan dit kandidaat-lid een nieuwe aanvraag ten vroegste indienen drie (3) maanden na de eerste weigering.
Art. 9 Uittreding en uitsluiting
9.1. Uittreding
Elk lid kan op elk ogenblik uit de vereniging treden als lid door een schriftelijke melding per aangetekende brief aan de Voorzitter van het Bestuursorgaan te richten (+kopie via mail aan finance@cim.be). Het uittredende lid is verplicht om zijn ledenbijdrage voor het lopende jaar integraal te betalen, indien dat nog niet zou zijn gebeurd op het ogenblik dat hij zijn uittreding meldt, en is ertoe gehouden zijn aangegane financiële verbintenissen na te komen voor de resterende contractuele looptijd van de studies. Indien door de uittreding het aantal leden onder het statutaire minimum daalt, dan wordt het ontslag van het lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden.
Een lid wordt geacht uit de vereniging te treden in volgende omstandigheden:
- wanneer het lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om lid te worden in de vereniging;
- wanneer een lid zijn bijdragen niet betaald heeft binnen de maand na aanmaning per aangetekend schrijven.
Het ontslag gaat in op de eerste dag van de maand die volgt op de maand van ontvangst van het aangetekend schrijven.
9.2. Uitsluiting
Een lid kan op elk ogenblik worden uitgesloten door de Algemene Vergadering met naleving van de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten voorgeschreven voor een statutenwijziging.
Een uitsluiting kan enkel beslist worden:
- als de uitsluiting van het lid opgenomen is in de regelmatige oproeping van een Algemene Vergadering waarop alle leden moeten worden uitgenodigd;
- als het voorstel tot uitsluiting vermeld wordt in de agenda van de Algemene Vergadering met minstens een samenvatting van de redenen;
- als het betrokken lid gehoord wordt, indien hij erom verzoekt. Hij mag zich laten bijstaan door een advocaat.
Het Bestuursorgaan kan een lid dat zich schuldig maakte aan ernstige inbreuken op de statuten, het Intern Reglement of wetten met onmiddellijke ingang schorsen in afwachting van een beslissing door de Algemene Vergadering.
Art. 10 Verlies van de hoedanigheid van lid
Het lid van het CIM dat ophoudt de activiteit uit te oefenen die vereist is om lid te zijn, alsook het lid dat in ontbinding, vereffening is of failliet werd verklaard, houdt van rechtswege op deel uit te maken van de vereniging.
In geval van splitsing van een lid, zal de splitsingsakte moeten verduidelijken welke onderneming, ontstaan uit de splitsing, de hoedanigheid van lid zal behouden. In geval van fusie van twee leden, zal de fusieakte verduidelijken aan welke van de twee hoedanigheden er wordt verzaakt. Zolang het CIM geen kopie van de splitsing- of fusieakten met de vereiste verduidelijkingen in zijn bezit heeft, of althans een document dat het akkoord tussen de partijen vaststelt, zijn alle rechten van de gesplitste of gefuseerde leden opgeschort.
Art. 11 Geen rechten op het vermogen
Het ontslagnemend, geschorst of uitgesloten lid, alsook de erfgenamen of rechthebbenden van een overleden, in vereffening of failliet verklaard lid, hebben geen enkel recht op het vermogen van de vereniging. Zij kunnen geen rekeninguittreksels, verantwoording, gerechtelijke verzegelingen of inventarissen eisen of vorderen. Zij kunnen geen betaalde bijdragen terugvorderen.
Art. 12 Ledenregister
De vereniging moet, onder de verantwoordelijkheid van het Bestuursorgaan, een register van de leden bijhouden, waarin de volgende vermeldingen worden genoteerd:
- De naam van de vereniging
- De zetel van de vereniging
- Het inschrijvingsnummer van de vereniging in het rechtspersonenregister
- De naam, voornamen, woonplaats van de leden of indien het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm, het ondernemingsnummer en het adres van de zetel
- De beslissingen en datum van toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden met de naam en functie van de persoon die deze formaliteit heeft vervuld evenals de handtekening van deze laatste samen met het motief van het vertrek (ontslag, geacht ontslag te nemen, uitsluiting, toetreding, overlijden, enz…).
Art. 13 Ledenbijdragen
De leden van de vereniging zijn een ledenbijdrage verschuldigd.
Het bedrag hiervan wordt jaarlijks bepaald door de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuursorgaan.
De bijdrage wordt vastgesteld op maximaal € 3.500,00 per jaar (waarde per 1 januari 2023 – jaarlijks te indexeren).
Het Bestuursorgaan bepaalt de modaliteiten van inning van de ledenbijdragen.
Titel 3 - De Organen van de Vereniging
Art. 14 Organen
De vereniging telt drie organen die in haar naam optreden, elk binnen de grenzen van de algemene bevoegdheden die hen in de wet en in de statuten worden toegekend:
- de Algemene Vergadering die de bevoegdheden heeft die haar door de wet en de huidige statuten worden toegekend,
- het Bestuursorgaan dat het beslissings- en bestuursorgaan is, en bevoegd is voor alles wat niet aan de Algemene Vergadering werd toegewezen,
- het Dagelijks Bestuur dat door het Bestuursorgaan belast wordt met het dagelijks bestuur van de vereniging.
Titel 4 - De Algemene Vergadering
Art. 15 Bevoegdheden
De bevoegdheden die uitsluitend aan de Algemene Vergadering worden voorbehouden zijn:
- de wijziging van de statuten,
- de uitsluiting van een lid,
- de vaststelling van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage op voorstel van het Bestuursorgaan,
- de benoeming en het ontslag van de bestuurders;
- de benoeming en de afzetting van de commissaris en de bepaling van zijn bezoldiging,
- de goedkeuring van de jaarrekening en begrotingen,
- de kwijting aan de bestuurders en de commissaris alsook, in voorkomend geval, het instellen van de verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen,
- de ontbinding van de vereniging en de aanwijzing van één of meerdere vereffenaars,
- de omzetting van de VZW in een IVZW, een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming
- het doen of aanvaarden van een inbreng om niet van een algemeenheid,
- de interpretatie van de huidige statuten.
Art. 16 Vergaderingen en bijeenroeping
16.1. Gewone Algemene Vergadering
De Gewone Algemene Vergadering moet ieder jaar, in de loop van de maand april, plaatsvinden op de hoofdzetel van het CIM of op iedere andere plaats die in de oproeping wordt vermeld. Na de goedkeuring van de jaarrekening, beslist de Algemene Vergadering bij afzonderlijke stemming over de aan de bestuurders en commissaris te verlenen kwijting.
16.2. Oproeping
Het Bestuursorgaan en de commissaris kunnen de Algemene Vergadering bijeenroepen en bepalen haar agenda.
Alle leden, bestuurders en de commissaris worden tenminste vijftien (15) dagen op voorhand per e-mail opgeroepen om deel te nemen aan de vergadering die zal beraadslagen en beslissen over de agendapunten in de oproeping vermeld.
Het Bestuursorgaan is verplicht de Algemene Vergadering bijeen te roepen in de gevallen bepaald bij de wet of wanneer ten minste één vijfde (1/5de) van de leden hierom verzoeken. In dit geval zal het Bestuursorgaan de Algemene Vergadering bijeenroepen binnen de éénentwintig (21) dagen met vermelding op de agenda van de gevraagde agendapunten. De Algemene Vergadering zelf wordt dan uiterlijk gehouden op de veertigste (40ste) dag na dit verzoek.
Elk door ten minste één twintigste (1/20ste) van de leden ondertekend voorstel wordt op de agenda gebracht.
De oproeping bevat datum, uur en plaats van de Algemene Vergadering. Aan de leden, de bestuurders en de commissarissen die erom verzoeken wordt onverwijld en kosteloos een kopie verzonden van de stukken die krachtens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen aan de Algemene Vergadering moeten worden voorgelegd.
Art. 17 Volmachten
Elk lid heeft het recht de Vergadering bij te wonen en eraan deel te nemen, hetzij via de uitgenodigde mandataris, of via een bevoegde vertegenwoordiger, hetzij via een volmacht gegeven aan een ander lid van het CIM dat deel uitmaakt van dezelfde ledenfamilie (adverteerders, media, of tussenpersonen).
Elk lid beschikt over één stem. De leden die drager zijn van een volmacht mogen over maximaal twee stemmen beschikken, hun eigen stem inbegrepen.
Art. 18 Voorzitterschap
De Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter van het Bestuursorgaan of, bij zijn afwezigheid, door de Ondervoorzitter of, bij diens afwezigheid, door de oudste van de aanwezige bestuurders.
Art. 19 Quorum en meerderheid
De Vergadering kan enkel geldig beraadslagen over punten die in de agenda zijn vermeld, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Het Bestuursorgaan geeft antwoord op de vragen die hun door de leden, vooraf of tijdens de vergadering, mondeling of schriftelijk, worden gesteld en die verband houden met de agendapunten. Het Bestuursorgaan kan, in het belang van de vereniging, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de vereniging schade kan berokkenen of in strijd is met een wettelijke bepaling of met de door de vereniging aangegane vertrouwelijkheidsclausules.
Elk lid heeft één (1) stem. De beslissingen binnen de Algemene Vergadering worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, zonder rekening te houden met onthoudingen of ongeldige stemmen, behalve wanneer het WVV of de statuten dit anders voorzien.
Art. 20 Schriftelijke besluitvorming – deelname op afstand
Met uitzondering van statutenwijzigingen en beslissingen welke bij authentieke akte moeten worden verleden, kunnen de leden eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de Algemene Vergadering behoren. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden nageleefd.
Art. 21 Notulen
De notulen van de Algemene Vergadering worden door de Voorzitter en de Secretaris ondertekend en in een speciaal daartoe bestemd register gehouden. Het register wordt bewaard op de zetel van het CIM waar de leden het kunnen raadplegen.
Indien de belangstellenden geen lid zijn maar hun rechtmatig belang kunnen aantonen, moeten zij een schriftelijke toelating vragen aan de Voorzitter van het Bestuursorgaan of aan de Secretaris om inzage te krijgen in de notulen.
De uittreksels van deze notulen worden geldig ondertekend door de Voorzitter of de Secretaris.
Art. 22 Quorums en bijzondere meerderheid
Bij een wijziging van de statuten, een wijziging van het doel, een uitsluiting van leden of de ontbinding van de vereniging wordt het aanwezigheidsquorum toegepast voorzien in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Een wijziging van de statuten kan slechts beslist worden door een Buitengewone Algemene Vergadering en met een twee derde (2/3de) meerderheid. De wijziging moet duidelijk in de vergaderingsagenda vermeld zijn. Twee derde (2/3de) van de stemgerechtigde leden moeten aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Ingeval dit quorum niet wordt gehaald, kan een tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen die kan beslissen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Er moeten tussen de twee vergaderingen tenminste vijftien (15) dagen zitten.
Dezelfde regels inzake de bijeenroeping en de aanwezigheidsvereisten gelden voor een wijziging aan het doel van de vereniging of voor de vrijwillige ontbinding van de vereniging. In die gevallen is het vereiste stemquorum echter vier vijfden (4/5de) zonder rekening te houden met onthoudingen en ongeldige stemmen.
Titel 5 - Het Bestuursorgaan
Art. 23 Bevoegdheden
23.1. Bevoegdheden
Het Bestuursorgaan heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om de vereniging te besturen. Het Bestuursorgaan heeft alle bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de Algemene Vergadering behoren.
Het Bestuursorgaan treedt op als eiser en verweerder in alle rechtsgedingen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen. Voor elk specifiek geval zal het Bestuursorgaan een formeel mandaat geven aan de Voorzitter, aan een bestuurder of aan de Algemeen Directeur.
23.2. College
Het Bestuursorgaan oefent zijn bevoegdheden uit als college. Beperkingen of verdelingen van de bevoegdheid van de bestuurders en de onderlinge taakverdeling tussen hen, kunnen aan of door derden niet worden tegengeworpen, ook al is ze openbaar gemaakt.
23.3. Externe vertegenwoordiging
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuursorgaan als college wordt de vereniging ten aanzien van derden rechtsgeldig verbonden:
- door de gezamenlijke handtekening van twee van de volgende personen: de Voorzitter, de Ondervoorzitter, de Schatbewaarder of de Secretaris van het Bestuursorgaan,
- door een bijzondere lasthebber.
23.4. Delegatie
Het Bestuursorgaan kan op zijn verantwoordelijkheid zijn bevoegdheden voor bepaalde handelingen en taken overdragen aan één van zijn bestuurders, of zelfs aan een andere persoon, buiten de vereniging. In dit laatste geval is het akkoord van de Algemene Vergadering vereist.
23.5. Dagelijks bestuur
Het Bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur van de vereniging opdragen aan één of meer personen, al dan niet bestuurder, die elk alleen kunnen optreden. Een bestuurder die wordt belast met het dagelijks bestuur draagt de titel van Dagelijks Bestuurder, en een niet-bestuurder die wordt belast met het dagelijks bestuur draagt de titel Algemeen Directeur.
Het dagelijks bestuur omvat alle handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, als de handelingen en beslissingen die de tussenkomst van het Bestuursorgaan niet verantwoorden omwille van hun gering belang of omwille van hun spoedeisend karakter.
23.6. Adviezen
Bij het nemen van beslissingen in verband met de missie van de vereniging, baseert het Bestuursorgaan zich op de bevoegde en omstandige adviezen van het betrokken Strategisch Comité, de betrokken Technische Commissie of van iedere werkgroep die daarvoor een specifieke opdracht kreeg, alsook op het advies van de Algemeen Directeur.
Art. 24 Samenstelling
24.1. Samenstelling
Het CIM wordt bestuurd door een Bestuursorgaan dat is samengesteld uit ten minste acht en ten hoogste tien bestuurders, benoemd door de Algemene Vergadering bij meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde leden.
Het Bestuursorgaan moet steeds als volgt zijn samengesteld:
- vier bestuurders langs de Sell Side, gekozen uit kandidaten voorgesteld door leden-verenigingen die de vier grootste media vertegenwoordigen op basis van criteria bepaald in het Intern Reglement;
- vier bestuurders langs de Buy Side, gekozen uit kandidaten voorgesteld door de UBA en de UMA.
Het Intern Reglement bepaalt wanneer en onder welke voorwaarden er nog twee bijkomende bestuurders kunnen worden benoemd, op voordracht van de Voorzitter aan de Algemene vergadering.
Het Bestuursorgaan kan op geen enkel ogenblik twee of meer bestuurders tellen die dezelfde werkgever op opdrachtgever hebben.
24.2. Duur mandaat
De bestuurders worden door de Algemene Vergadering benoemd voor een termijn van drie jaar. Bestuurders zijn zonder beperking herbenoembaar. Ingeval een plaats van een bestuurder openvalt voor het einde van het mandaat, heeft het Bestuursorgaan het recht om een nieuwe bestuurder te coöpteren tot aan de eerstvolgende Algemene Vergadering. De gecoöpteerde bestuurder moet uit dezelfde familie komen als de bestuurder wiens mandaat is opengevallen.
De Algemene Vergadering kan het mandaat van elke bestuurder te allen tijde en zonder opgave van redenen met onmiddellijke ingang beëindigen.
De akten van benoeming, herbenoeming of ontslag van de bestuurders worden, binnen de maand van de wijziging, bij de Nederlandstalige of Franstalige Ondernemingsrechtbank Brussel neergelegd, met verzoek tot bekendmaking in de Bijlagen van het Staatsblad.
24.3. Bezoldiging
De bestuurdersmandaten worden in principe onbezoldigd uitgevoerd. Het Bestuursorgaan kan beslissen het mandaat van de Voorzitter en van de Dagelijks Bestuurder te bezoldigden.
Art. 25 Categorieën
Het Bestuursorgaan van het CIM bestaat uit vertegenwoordigers van zowel de Buy Side als van de Sell Side. Het Intern Reglement bepaalt de categorieën die de toelating hebben om kandidaturen voor de functies van bestuurder in te dienen. Dit Intern Reglement vermeldt ook het aantal leden dat door elk van deze categorieën mag worden voorgedragen.
Om van een categorie deel uit te maken, moet iedere vereniging vermeld zijn op de in het Intern Reglement opgenomen lijst van erkende verenigingen. Indien er een nieuwe vereniging aan de lijst moet worden toegevoegd, komt het aan het Bestuursorgaan toe aan de Algemene Vergadering een nieuwe verdeling van de zetels voor te stellen binnen de categorieën van de Buy Side, respectievelijk de Sell Side. Deze wijziging moet met een meerderheid van twee derden (2/3de) van de stemmen worden goedgekeurd. Deze nieuwe verdeling blijft zonder gevolg voor de lopende bestuursmandaten.
Art. 26 Voorzitterschap van het Bestuursorgaan - Ondervoorzitter en andere functies
Het Bestuursorgaan kan een externe persoon tot voorzitter van het Bestuursorgaan benoemen. Die externe Voorzitter is geen bestuurder en heeft dus geen stemrecht binnen het Bestuursorgaan. De bestuurders kunnen aan die Voorzitter geen volmacht geven om in hun plaats te stemmen.
Het Bestuursorgaan kan ook uit zijn leden een Voorzitter kiezen.
De Voorzitter wordt bij eenvoudige meerderheid verkozen voor een periode van drie jaar. Ingeval hij uit een onderneming of vereniging komt die lid is, is hij maar één keer herkiesbaar voor een nieuwe periode van drie jaar.
26.2. Taken van de Voorzitter
- Hij waakt erover dat de vereniging haar doel vervult, binnen de lijnen van de statuten en Intern Reglement en dat zij de wettelijke en administratieve bepalingen in acht neemt;
- Hij waakt over de gelijke behandeling en de harmonie binnen de verschillende families van de vereniging, staat open voor de noden van elke categorie leden en tracht, bij conflicten, de standpunten dichter bij elkaar te brengen;
- Hij roept de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van het Bestuursorgaan bijeen, zit ze voor en ondertekent de verslagen,
- Hij stelt het Bureau samen,
- Hij zit het Bureau voor en ziet toe dat de leden hun rol vervullen, in volle openheid naar het Bestuursorgaan toe,
- Hij ondersteunt en superviseert de Algemeen Directeur,
- Hij heeft handtekeningbevoegdheid, samen met de Ondervoorzitter, de Schatbewaarder en / of de Secretaris
- Hij staat in voor een lange termijnvisie over de noden van de markt met betrekking tot bereikstudies, en waakt over de continuïteit van het CIM, zijn zichtbaarheid en zijn imago.
26.3. Ondervoorzitter, Secretaris en Schatbewaarder
Het Bestuursorgaan kan onder zijn leden een ondervoorzitter, een schatbewaarder en/of een secretaris benoemen.
26.4. Taken van de Ondervoorzitter, Secretaris en Schatbewaarder
De Ondervoorzitter staat de Voorzitter bij in al zijn taken, heeft handtekeningbevoegdheid, samen met de Voorzitter, en vervangt de Voorzitter als die belet of afwezig is.
De Secretaris waakt over de bekendmakingformaliteiten die door het WVV worden opgelegd, en de neerlegging van de jaarlijkse rekeningen. Hij waakt erover dat de verslagen van de vergaderingen van het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering worden opgemaakt, dat zij worden ondertekend door de Voorzitter en hijzelf en in een daartoe bestemd register worden bewaard.
De Schatbewaarder waakt erover dat het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering op tijd, volledig en correct worden geïnformeerd over de financiële situatie van de vereniging, haar reserves en jaarlijkse rekeningen. Hij waakt over het jaarlijkse budget en informeert het Bestuursorgaan indien hij overschrijdingen constateert. Hij waakt erover dat er een rekeningcommissaris wordt aangesteld en rapporteert bijtijds aan de Algemene Vergadering.
Art. 27 Vergaderingen en beslissingen
27.1. Oproeping
Het Bestuursorgaan vergadert zo vaak als het belang van de vereniging dit vereist, maar minstens tweemaandelijks (de maanden juli en augustus uitgezonderd), op bijeenroeping door de Voorzitter of op verzoek van minstens twee bestuurders.
De vergadering wordt gehouden in de zetel van de vereniging of in enige andere plaats aangewezen in de oproeping. De oproeping bevat de agenda. Het Bestuursorgaan kan beslissen om de bestuurders de mogelijkheid te bieden om op afstand deel te nemen aan een vergadering (inclusief beraadslaging en stemming).
27.2. Beraadslagingen, werking en besluitvorming
Het Bestuursorgaan wordt voorgezeten door de Voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de Ondervoorzitter of, bij diens afwezigheid, door de oudste der aanwezige bestuurders.
Behalve in geval van belangenconflict, is de Algemeen Directeur aanwezig op de vergaderingen van het Bestuursorgaan, maar hij neemt niet deel aan de stemming.
Het Bestuursorgaan mag slechts beslissen indien tenminste de helft van de Sell Side bestuurders en de helft van de Buy Side bestuurders aanwezig is.
Een bestuurder mag een andere bestuurder vertegenwoordigen indien die laatste hem volmacht heeft verleend. Deze volmacht is niet overdraagbaar. Een bestuurder die aan de stemming deelneemt, mag niet meer dan één volmacht hebben.
De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders, waarbij de helft van de aanwezige en vertegenwoordigde Sell Side bestuurders, en de helft van de aanwezige en vertegenwoordigde Buy Side bestuurders het voorstel moeten aanvaarden.
Over aangelegenheden die niet op de agenda vermeld worden, kan slechts rechtsgeldig beraadslaagd en besloten worden wanneer alle bestuurders aanwezig dan wel geldig vertegenwoordigd zijn en ermee instemmen.
De besluiten van het Bestuursorgaan worden weergegeven in de notulen, die worden ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris, en door de bestuurders die erom verzoeken. De notulen worden bewaard in een bijzonder register.
Voor te leggen uittreksels en alle andere akten moeten door de Voorzitter of door de Secretaris worden ondertekend.
27.3. Schriftelijke besluitvorming
De besluiten van het Bestuursorgaan kunnen bij eenparig schriftelijk akkoord van alle bestuurders worden genomen.
27.4. Wanneer het Bestuursorgaan een beslissing moet nemen of zich over een verrichting moet uitspreken die onder zijn bevoegdheid valt, waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging, moet de betrokken bestuurder dit meedelen aan de andere bestuurders vóór het Bestuursorgaan een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het Bestuursorgaan die de beslissing moet nemen. Het is het Bestuursorgaan niet toegelaten deze beslissing te delegeren.
Het Bestuursorgaan omschrijft in de notulen de aard van de bedoelde beslissing of verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vereniging en verantwoordt het genomen besluit. Dit deel van de notulen wordt, in voorkomend geval, in zijn geheel opgenomen in het jaarverslag of in het stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd.
Ingeval de vereniging een commissaris heeft benoemd, worden de notulen van de vergadering aan hem meegedeeld. In zijn verslag beoordeelt de commissaris, in een afzonderlijke sectie, de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vereniging van de besluiten van het Bestuursorgaan waarvoor een strijdig belang bestaat.
In geen geval mag de bestuurder met een belangenconflict als bedoeld in eerste lid deelnemen aan de beraadslagingen van het Bestuursorgaan over deze beslissingen of verrichtingen, noch aan de stemming in dat verband. Wanneer de meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders een belangenconflict heeft, dan wordt de beslissing of de verrichting aan de algemene vergadering voorgelegd. Ingeval de algemene vergadering de beslissing of de verrichting goedkeurt, kan het Bestuursorgaan ze uitvoeren.
Onverminderd het recht voor de in de artikelen 2:44 en 2:46 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen genoemde personen om de nietigheid of de opschorting van het bestuursbesluit te vorderen, kan de vereniging de nietigheid vorderen van beslissingen of verrichtingen die hebben plaatsgevonden met overtreding van de in dit artikel bepaalde regels, indien de wederpartij bij die beslissingen of verrichtingen van die overtreding op de hoogte was of had moeten zijn.
Bovenstaande regeling is niet van toepassing wanneer de beslissingen van het Bestuursorgaan betrekking hebben op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen.
Art. 28 Waarnemers
In geval een bestuurder niet aanwezig kan zijn op een vergadering van het Bestuursorgaan, mag hij een waarnemer afvaardigen, ook indien hij een volmacht heeft gegeven aan een andere bestuurder om hem te vertegenwoordigen.
De aldus aangeduide waarnemer mag de vergadering van het Bestuursorgaan bijwonen maar beschikt niet over het stemrecht; toch mag hij het standpunt van zijn categorie verwoorden.
Art. 29 Automatische ontslagname
Een bestuurder die ophoudt zijn professionele activiteiten uit te voeren binnen het lid / de onderneming die hem te werk stelt, wordt als ontslagnemend beschouwd.
Art. 30 Intern Reglement
Het Bestuursorgaan is bevoegd voor de opmaak van een Intern Reglement.
De meest recente versie van het Intern Reglement dateert van 20/02/2024.
Art. 31 Comités, Commissies en Bureau
Het Bestuursorgaan kan, wanneer het dat nodig of nuttig acht, een benoemingscomité en/of een auditcomité aanstellen, samengesteld uit leden van het Bestuursorgaan. De bevoegdheden en de werking van het benoemingscomité en het auditcomité worden bepaald in het Intern Reglement.
De Voorzitter kan een Bureau samenstellen dat operationele ondersteuning biedt aan de Dagelijkse Bestuurder en/of aan de Algemeen Directeur. De bevoegdheden en de werking van het Bureau worden bepaald in het Intern Reglement.
Op voorstel van de Dagelijks Bestuurder of de Algemeen Directeur zal het Bestuursorgaan Strategische Comités oprichten die de behoeften aan en de doelstellingen van de currency studies bepalen. Het Strategisch Comité “Crossmedia, Publishing & Digital” is een permanent comité. De andere comités kunnen ad hoc worden opgericht in functie van de noden. De bevoegdheden en de werking van de Strategische Comités worden bepaald in het Intern Reglement.
Op voorstel van de Dagelijkse Bestuurder of de Algemeen Directeur zal het Bureau Technische Commissies oprichten die waken over de uitvoering van lopende studies en de overeenstemming met het lastenboek. De bevoegdheden en de werking van de Technische Commissies worden bepaald in het Intern Reglement.
Het Bestuursorgaan zal een ad hoc geschillencommissie aanstellen wanneer die volgens het Intern Reglement moet samenkomen.
Titel 6 - Gebruik en bescherming van de gegevens
Art. 32 Diensten / gebruik, verspreiding door de leden van de gegevens van het CIM
De gegevens en de publicaties van het CIM zijn eigendom van de vereniging; zij zijn strikt vertrouwelijk en modaliteiten van gebruik en/of van financiering en/of van verspreiding van werken en publicaties aan derden worden vastgesteld door het Bestuursorgaan.
Titel 7- Oplossen van problemen en conflicten binnen het CIM
Art. 33 Procedure
In geval van geschillen of conflicten met betrekking tot deze Statuten, het Intern Reglement, of enig ander reglement van toepassing binnen het CIM die niet via een minnelijke weg opgelost kunnen worden, moeten de leden, vóór ze om het even welk ander initiatief nemen, de procedure van interne geschillenbeslechting die in het Intern Reglement is opgenomen, naleven.
Title 8 - Toezicht en budget
Art. 34 Boekjaar
Het boekjaar van de vereniging begint op 1 januari en eindigt op 31 december van ieder jaar.
Het Bestuursorgaan sluit de rekeningen over het voorbije jaar af, stelt de jaarrekening op en bereidt de begroting van komend boekjaar voor. Het Bestuursorgaan legt de jaarrekening over het vorig boekjaar en het begrotingsvoorstel voor het volgende boekjaar ter goedkeuring voor aan de jaarlijkse Algemene Vergadering.
Art. 35 Toezicht
De controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de conformiteit van de boekhoudkundige verrichtingen ten aanzien van de wet en van de statuten, wordt opgedragen aan een commissaris die lid is van het Instituut van Bedrijfsrevisoren.
De Schatbewaarder waakt erover dat de Algemeen Directeur aan deze laatste de nodige stukken bezorgt, minstens één maand vóór de oproeping van de Gewone Algemene Vergadering. De commissaris stelt een schriftelijk verslag op van zijn opdracht, conform de wettelijke bepalingen en volgens de regels van zijn Instituut.
Titel 9 – Ontbinding - vereffening
Art. 36 Beslissing tot ontbinding
De vereniging kan op elk moment worden ontbonden door een besluit van de Algemene Vergadering genomen onder dezelfde voorwaarden als voor de wijziging van het voorwerp of van het belangeloos doel van de vereniging.
Art. 37 Vereffenaars
Bij ontbinding van de vereniging, om welke reden en op welk ogenblik het ook zij, zal de Algemene Vergadering één of meer vereffenaars aanstellen, hun bevoegdheden omlijnen en hun vergoeding bepalen.
Art. 38 Bestemming van het netto-actief
In geval van ontbinding en vereffening, beslist de buitengewone Algemene Vergadering over de bestemming van het vermogen van de vereniging, dat in ieder geval tot een belangeloos doel zo nauw mogelijk aansluitend bij het belangeloos doel van het CIM, moet worden aangewend.
Deze aanwending geschiedt na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of consignatie van de nodige sommen om die te voldoen.
Titel 10 – Slotbepalingen
Art. 39 Slotbepalingen
39.1. Identificatie van de vereniging
Alle akten, facturen, aankondigingen, publicaties en andere documenten, uitgaande van de vereniging, vermelden de benaming van de vereniging, onmiddellijk gevolgd of voorafgegaan door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of de afkorting “VZW” (in het Frans: “association sans but lucratif” of de afkorting “ASBL”) evenals het adres van de zetel.
39.2. Communicatie
De leden, bestuurders, vaste vertegenwoordigers, commissarissen of vereffenaars kunnen op elk ogenblik aan de vereniging een e-mailadres meedelen voor communicatiedoeleinden. Elke communicatie op dit e-mailadres wordt geacht geldig te zijn gebeurd tot aan de mededeling door de betrokkene van een ander e-mailadres. Bij gebreke aan e-mailadres communiceert de vereniging per gewone post, die zij op dezelfde dag verzendt als de communicaties per e-mail. Een e-mail kan in voorkomend geval worden vervangen door een ander gelijkwaardig communicatiemiddel.
39.3. Woonplaatskeuze bij verblijf in het buitenland
Alle leden, bestuurders, vaste vertegenwoordigers, commissarissen en vereffenaars, die hun woonplaats in het buitenland hebben, worden geacht woonplaats te kiezen op het adres van de zetel van de vereniging waar alle mededelingen, aanmaningen, dagvaardingen en betekeningen hen geldig kunnen worden gedaan.
Overige bepalingen
(Zij maken géén deel uit van de Statuten)
Het adres van de zetel van de vereniging is gevestigd te: 1030 Brussel, BluePoint Brussels, A. Reyerslaan 80.
