Home » CIM

Statuten

Statuten - nieuwe versie goedgekeurd door BAV 24/03/2020 - onder voorbehoud officiële publicatie.

Titel 1 - Benaming, zetel, voorwerp, duur

Art. 1 Benaming

De vereniging draagt de naam

  • in het Nederlands : Centrum voor Informatie over de Media, afgekort "het CIM",
    voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of “VZW”;

  • in het Frans : Centre d'Information sur les Médias, afgekort "le CIM"

voorafgegaan of gevolgd door de woorden “ association sans but lucratif” of “ASBL”.

Art. 2 Maatschappelijke zetel

De vereniging heeft haar zetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Het Bestuursorgaan bepaalt het adres. De zetel kan, zonder statutenwijziging, binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, verplaatst worden bij besluit van het Bestuursorgaan, bekend te maken in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.

Art. 3 Doel en activiteiten van de vereniging

Het CIM, waarvan de werkende leden (zie Art. 5 Leden) deel uitmaken van de communicatiewereld in België, groepeert drie ledenfamilies :

  • de adverteerders,
  • de reclamebureaus en mediabureaus, hierna "de tussenpersonen"" genoemd,
  • de media en mediaregies, hierna "de media" genoemd.

De adverteerders, reclamebureaus en mediabureaus worden de ‘Niet-Media pool’ genoemd. De media en de regies van de media worden de ‘Media pool’ genoemd.

Het CIM heeft als doel zijn leden voortdurend of regelmatig, en zo snel mogelijk, juiste, objectieve en betrouwbare informatie te verschaffen over het bereik, de kenmerken en de kracht van de media, die worden vergaard via studies die door zijn bemiddeling werden geconcipieerd en omschreven, uitgevoerd en gecontroleerd. Dit alles met de nodige bezorgdheid voor de neutraliteit en de kwaliteit van de bronnen. Deze informatie moet zo goed mogelijk aan de behoeften van de leden van het CIM beantwoorden.

Het CIM is gebaseerd op een partnerschap dat blijk geeft van de solidaire bedoelingen van zijn leden, en eruit resulteert. Het CIM bestaat door zijn leden, voor zijn leden en dankzij zijn leden. Door zijn medewerking aan de vereniging verbindt elk lid er zich dan ook toe voorrang en voorkeur te geven aan elk redelijk voorstel dat de hierboven aangehaalde doelstellingen mogelijk maakt. Het lid verbindt er zich ook toe zo goed mogelijk bij te dragen tot de verdere ontwikkeling, het nut en de doeltreffendheid van de vereniging.

Het CIM mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan zijn oprichters, leden, bestuurders of enige andere persoon behalve voor verwezenlijking van zijn belangeloos doel. Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig.

Om zijn opdracht te vervullen wijdt het CIM zich, onder andere, aan het opzoeken, bestuderen en verspreiden van alle informatie met betrekking tot de media. Dit omvat onder andere :

  • de controle en de echtverklaring van gegevens over oplage, verspreiding en/of bedeling van de media;
  • exclusief onderzoek naar het bereik van de media door middel van studies of enquêtes;
  • het auditeren en certifiëren van meetmethoden, bereikcijfers en segmentaties van derden;
  • het inzamelen en verspreiden van informatie over de media.

Deze opsomming is illustratief en niet uitputtend.

De middelen om dit doel te bereiken staan beschreven in het Huishoudelijk Reglement van het CIM en in de Reglementen van de Technische Commissies.

Het CIM mag voor zijn leden alle diensten oprichten die zijn doel kunnen bevorderen. Hij mag alle roerende en onroerende goederen in vruchtgebruik of eigendom hebben, kopen of huren. Hij mag alle commerciële handelingen stellen die rechtstreeks of op bijkomstige wijze met zijn doel verband houden en waarvan de inkomsten aangewend worden om zijn doel te realiseren. Hij mag deelnemen in en samenwerken met alle verenigingen en ondernemingen die voor de realisatie van zijn voorwerp en doelstellingen wenselijk en nuttig zijn.

Art. 4 Duur van de vereniging

De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur maar kan te allen tijde worden ontbonden, bij besluit van de Algemene Vergadering volgens de regels die gelden voor wijziging van de statuten.

Titel 2 - De leden

Art. 5 Leden

Het aantal leden van het CIM is niet beperkt. Het bedraagt minstens twaalf.

De vereniging telt werkende en aangesloten leden. De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de Algemene Vergadering, komt uitsluitend toe aan de werkende leden. De werkende leden zijn diegenen wiens naam is vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden. De aangesloten leden zijn enkel aangesloten om deel te nemen aan en te genieten van de activiteiten van de vereniging. Zij hebben geen stemrecht op de Algemene Vergadering.

Om werkend lid te worden van het CIM moet men actief zijn in de Belgische communicatiewereld en behoren tot één van de drie families vermeld in artikel 3.

Binnen deze drie families kunnen ‘categorieën’ bepaald worden door het Huishoudelijk Reglement.

Verenigingen die tot één van deze families behoren, of tot een door het Huishoudelijk Reglement erkende categorie van één van deze families, kunnen in die hoedanigheid lid zijn van het CIM.

Art. 6 Verplichtingen van de leden

Ieder lid is, behoudens de wettelijke verplichtingen, aan het volgende gehouden :

  • naleving van de statuten, het Huishoudelijk Reglement, evenals de beslissingen die door de bevoegde organen van de vereniging worden genomen;
  • zij mogen de vereniging geen schade toe brengen, op welke wijze dan ook;
  • regelmatig zijn lidgeld betalen;
  • deelnemen aan de financiering van de Permanente Structuur;
  • deelnemen aan de financiering van de strategische studies zoals bepaald in art. 6 van het Huishoudelijk Reglement;
  • oprecht, loyaal en effectief bijdragen tot de inzameling en de levering van de informatie, voor zover er geen individuele afbreuk aan het concurrentievermogen wordt gedaan;
  • meewerken aan de procedures ter controle en echtverklaring van de aan het CIM medegedeelde informatie;
  • de naleving van de deontologie, onder andere voor wat de vertrouwelijkheid van de informatie, de toegang tot de informatie en het gebruik van de informatie betreft;
  • het meedelen van de vertrouwelijke informatie die noodzakelijk is voor de evaluatie van zijn aandeel in de financiering van de vereniging.

Door met de statuten van de vereniging in te stemmen, gaan de leden van de vereniging akkoord om de Belgische en Europese regels van de wet op het mededingingsrecht volledig en strikt na te leven.

De leden zijn ertoe gebonden om de vereniging niet direct of indirect te gebruiken:

  • om akkoorden of overeenkomsten met één of meer van hun concurrenten te bereiken of proberen te bereiken;
  • om geheime, vertrouwelijke of beschermde informatie te verkrijgen of proberen te verkrijgen, of uit te wisselen of proberen uit te wisselen;
  • om anti-concurrentieel gedrag van welke aard dan ook te bevorderen.

In het algemeen onthouden de leden zich van elke handeling of elk verzuim schadelijk voor het maatschappelijk doel van de vereniging of het legitiem belang van de vereniging of zijn leden.

Het Huishoudelijk Reglement mag bepalen welke de specifieke reikwijdte van deze directe of indirecte verplichtingen is voor één of meerdere ledencategorieën.

Art. 7 Toetreding

Natuurlijke personen, ondernemingen en verenigingen die deel willen uitmaken van het CIM moeten schriftelijk een aanvraag richten tot de Voorzitter van het Bestuursorgaan. Zij moeten daarbij verklaren kennis te hebben genomen van de statuten en reglementen en zij moeten zich ertoe verbinden die na te leven.

De kandidaat leden worden aan het Bestuursorgaan voorgesteld bij de eerstvolgende vergadering na hun aanvraag.

Het Bestuursorgaan beslist autonoom over de toelaatbaarheid van kandidaat-leden. Het Bestuursorgaan kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. De beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen, zonder rekening te houden met ongeldige stemmen en onthoudingen. Het Bestuursorgaan dient deze beslissing niet te motiveren. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.

Indien het Bestuursorgaan de toelating van een kandidaat-lid weigert, kan dit kandidaat-lid slechts een nieuwe aanvraag indienen drie (3) maanden na de eerste weigering.

Art. 8 Ontslagname, uitsluiting

8.1. Uittreding

Elk lid kan op elk moment uit de vereniging treden. Het ontslag wordt per aangetekende brief aan de Voorzitter van het Bestuursorgaan gericht. Het desbetreffende lid moet met zijn ledenbijdrage voor het lopende jaar in orde zijn. Daarenboven is het desbetreffende lid ertoe gehouden zijn aangegane financiële verbintenissen na te komen (i) in de CIM-studies van het lopende boekjaar waarin de uittreding plaats zou vinden, alsmede (ii) in de lopende CIM-studies die beëindigd worden in het boekjaar volgend op de uittreding, naargelang het geval. Indien door het ontslag het aantal leden onder het wettelijke of statutaire minimum daalt, dan wordt het ontslag van het lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden.

Een lid wordt geacht uit de vereniging te treden in volgende omstandigheden:

  • wanneer het lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om lid te worden in de vereniging;
  • wanneer een lid zijn bijdragen niet betaald heeft binnen de maand na aanmaning per aangetekend schrijven

8.2. Uitsluiting

Een lid kan op elk moment worden uitgesloten door de Algemene Vergadering met een twee derde (2/3de) meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen, zonder rekening te houden met ongeldige stemmen en onthoudingen.

Een uitsluiting kan enkel beslist worden:

  • als de uitsluiting van het lid opgenomen is in de regelmatige oproeping van een Algemene Vergadering waarop alle leden moeten worden uitgenodigd;
  • als het voorstel tot uitsluiting vermeld wordt in de agenda van de Algemene Vergadering met minstens een samenvatting van de redenen;
  • als het betrokken lid gehoord wordt, indien hij erom verzoekt.                                            

Het Bestuursorgaan kan een lid dat zich schuldig maakte aan ernstige inbreuken op de statuten of wetten schorsen in afwachting van een beslissing door de Algemene Vergadering.

Art. 9 Verlies van de hoedanigheid van lid

Het lid van het CIM dat ophoudt de activiteit uit te oefenen die vereist is om lid te zijn, alsook het lid dat in ontbinding, vereffening is of failliet werd verklaard, houdt van rechtswege op deel uit te maken van de vereniging.

In geval van splitsing van een lid, zal de splitsingsakte moeten verduidelijken welke maatschappij, ontstaan uit de splitsing, de hoedanigheid van lid zal behouden. In geval van fusie van twee leden, zal de fusieakte verduidelijken aan welke van de twee hoedanigheden er wordt verzaakt. Zolang het CIM geen kopie van de splitsing- of fusieakten met de vereiste verduidelijkingen in zijn bezit heeft, of althans een document dat het akkoord tussen de partijen vaststelt, zijn alle rechten van de gesplitste of gefuseerde leden opgeschort.

Art. 10 Rechten op het vermogen

Het ontslagnemend, geschorst of uitgesloten lid, alsook de erfgenamen of rechthebbenden van een overleden, in vereffening of in failliet verklaard lid, hebben geen enkel recht op het vermogen van de vereniging. Zij kunnen geen rekeninguittreksels, verantwoording, gerechtelijke verzegelingen of inventarissen eisen of vorderen.

Art. 11 Ledenregister

11.1. Inhoud

De vereniging moet, onder de verantwoordelijkheid van het Bestuursorgaan, een register van de werkende leden bijhouden, waarin de volgende vermeldingen worden genoteerd:

  • De naam van de vereniging
  • De zetel van de vereniging
  • Het inschrijvingsnummer van de vereniging in het rechtspersonenregister
  • De naam, voornamen, woonplaats van de leden of indien het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel
  • De beslissingen en datum van toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden met de naam en functie van de persoon die deze formaliteit heeft vervuld evenals de handtekening van deze laatste samen met het motief van het vertrek (ontslag, geacht ontslag te nemen, uitsluiting, toetreding, overlijden, enz…).

11.2. Adreswijziging werkende leden

De leden hebben de plicht om een adreswijziging door te geven aan het Bestuursorgaan. Alle wijzigingen die optreden in het ledenbestand van de vereniging moeten binnen de acht (8) dagen na de kennisgeving ervan aan het Bestuursorgaan in het ledenregister worden genoteerd. Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden op de zetel van de vereniging. Het Bestuursorgaan kan beslissen dat het register in elektronische vorm wordt aangehouden.

11.3. Inzage

Alle leden mogen het ledenregister raadplegen op de zetel van de vereniging evenals alle verslagen en beslissingen van de Algemene Vergadering en het Bestuursorgaan op eenvoudig schriftelijk en gemotiveerd verzoek, gericht aan het Bestuursorgaan.

11.4. Toegang

De vereniging moet, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de werkende leden, en deze instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten.

Art. 12 Ledenbijdragen

De leden van de vereniging zijn een ledenbijdrage verschuldigd.
Het bedrag hiervan wordt jaarlijks bepaald door de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuursorgaan.
De bijdrage wordt vastgesteld op maximaal € 3.000,00 per jaar (waarde per 1 januari 2020 – jaarlijks te indexeren).

Het Bestuursorgaan bepaalt de modaliteiten van inning van de ledenbijdragen.

Titel 3 - De Maatschappelijke Organen

Art. 13 Maatschappelijke Organen

De vereniging telt 3 maatschappelijke organen die in haar naam optreden, elk binnen de grenzen van de algemene bevoegdheden die hen in de huidige statuten worden toegekend :

  • de Algemene Vergadering die de bevoegdheden heeft die haar door de wet en de huidige statuten worden toegekend,
  • het Bestuursorgaan die het beslissings- en bestuursorgaan is, en bevoegd voor alles wat niet aan de Algemene Vergadering werd toegewezen,
  • het Bureau dat, in de schoot van het Bestuursorgaan, het uitvoerende orgaan is.

Deze organen hoeven hun bevoegdheden tegenover derden niet te bewijzen.

Titel 4 - De Algemene Vergadering

Art. 14 Bevoegdheden

De bevoegdheden die uitsluitend aan de Algemene Vergadering worden voorbehouden zijn :

  1. de wijziging van de statuten,
  2. de uitsluiting van een lid,
  3. de benoeming en het ontslag van de bestuurders en de bepaling van de bezoldiging van de Voorzitter ingeval een bezoldiging wordt toegekend;
  4. de benoeming en de afzetting van de rekeningcommissaris en de bepaling van zijn bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend,
  5. de goedkeuring van rekeningen en begrotingen,
  6. de kwijting aan de bestuurders en de rekeningcommissaris alsook, in voorkomend geval, het instellen van de verenigingsvordering tegen de bestuurders en de commissarissen,
  7. de goedkeuring van, en de wijzigingen aan het Huishoudelijk Reglement,
  8. de ontbinding van de vereniging en de aanwijzing van één of meerdere vereffenaars,
  9. de omzetting van de VZW in een IVZW, een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming
  10. om een inbreng om niet van een algemeenheid te doen of te aanvaarden,
  11. de interpretatie van de huidige statuten. 

Art. 15 Vergaderingen en bijeenroeping

15.1. Gewone Algemene Vergadering

De Gewone Algemene Vergadering moet ieder jaar, in de loop van de maand april, plaatsvinden op de hoofdzetel van het CIM of op iedere andere plaats die in de oproeping wordt vermeld. Na de goedkeuring van de jaarrekening, beslist de Algemene Vergadering bij afzonderlijke stemming over de aan de bestuurders en commissaris te verlenen kwijting.   

15.2. Oproeping

Het Bestuursorgaan en de commissarissen, zo die er zijn, kunnen de Algemene Vergadering bijeenroepen en bepalen haar agenda.

Alle leden worden tenminste vijftien (15) dagen op voorhand opgeroepen om deel te nemen aan de vergadering die zal beraadslagen en beslissen over de agendapunten in de oproeping vermeld.

Het Bestuursorgaan is verplicht de Algemene Vergadering bijeen te roepen in de gevallen bepaald bij de wet of wanneer ten minste één vijfde (1/5de) van de leden hierom verzoeken. In dit geval zal het Bestuursorgaan de Algemene Vergadering bijeenroepen binnen de éénentwintig (21) dagen met vermelding op de agenda van de gevraagde agendapunten. De Algemene Vergadering zelf wordt dan uiterlijk gehouden op de veertigste (40ste) dag na dit verzoek.

Elk door ten minste één twintigste (1/20ste) van de leden ondertekend voorstel wordt op de agenda gebracht.

De oproeping bevat datum, uur en plaats van de Algemene Vergadering. Aan de leden, de bestuurders en de commissarissen die erom verzoeken wordt onverwijld en kosteloos een kopie verzonden van de stukken die krachtens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen aan de Algemene Vergadering moeten worden voorgelegd.

Art. 16 Volmachten

Elk lid heeft het recht de Vergadering bij te wonen en eraan deel te nemen, hetzij via de uitgenodigde mandataris, of via een bevoegde vertegenwoordiger, hetzij via een volmacht gegeven aan een ander lid van het CIM dat deel uitmaakt van zijn eigen ledenfamilie (adverteerders, media, of tussenpersonen).

Elk werkende lid beschikt over één stem. De werkende leden die drager zijn van een volmacht mogen over maximaal twee stemmen beschikken, hun eigen stem inbegrepen.

Art. 17 Voorzitterschap

De Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter van het Bestuursorgaan of, bij zijn afwezigheid, door de Ondervoorzitter of, bij diens afwezigheid, door de oudste van de aanwezige bestuurders.

Art. 18 Quorum en meerderheid

De Vergadering kan enkel geldig beraadslagen over punten die in de agenda zijn vermeld, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Het Bestuursorgaan geeft antwoord op de vragen die hun door de leden, vooraf of tijdens de vergadering, mondeling of schriftelijk, worden gesteld en die verband houden met de agendapunten. Het Bestuursorgaan kan, in het belang van de vereniging, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de vereniging schade kan berokkenen of in strijd is met de door de vereniging aangegane vertrouwelijkheids-clausules.

Elk werkende lid heeft één (1) stem. De beslissingen binnen de Algemene Vergadering worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, zonder rekening te houden met onthoudingen of ongeldige stemmen.

Van elke Algemene Vergadering worden er notulen gemaakt. De leden hebben recht op inzage in de notulen van de Algemene Vergadering.

Art. 19 Schriftelijke besluitvorming – deelname op afstand 

Met uitzondering van de beslissingen welke bij authentieke akte moeten worden verleden, kunnen de leden eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de Algemene Vergadering behoren. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden nageleefd.

De statuten laten tevens de deelname aan de Algemene Vergadering op afstand toe (inclusief beraadslaging en stemming) mits naleving van de voorwaarden opgelegd door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Art. 20 Notulen

De notulen van de Algemene Vergadering worden door de Voorzitter en de Secretaris ondertekend en in een speciaal daartoe bestemd register gehouden. Het register wordt bewaard op de zetel van het CIM waar de leden het kunnen raadplegen.

Indien de belangstellenden geen lid zijn maar hun rechtmatig belang kunnen bewijzen, dan moeten ze een schriftelijke toelating aan de Voorzitter van het Bestuursorgaan of aan de Secretaris vragen om inzage in de stukken te krijgen.

De uittreksels van deze notulen worden geldig ondertekend door de Voorzitter of de Secretaris.

Art. 21 Quorums en bijzondere meerderheid

Bij een wijziging van de statuten, een wijziging van het doel, een uitsluiting van leden of de ontbinding van de vereniging wordt het aanwezigheidsquorum toegepast voorzien in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Een wijziging van de statuten kan slechts beslist worden door een Buitengewone Algemene Vergadering en met een tweederde (2/3de) meerderheid. De wijziging moet duidelijk in de vergaderingagenda vermeld zijn. Twee derde (2/3de) van de stemgerechtigde leden moeten aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Ingeval dit quorum niet wordt gehaald, kan een tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen die kan beslissen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde werkende leden. Er moeten tussen de twee vergaderingen tenminste vijftien (15) dagen zitten.

Dezelfde regels inzake de bijeenroeping en de aanwezigheidsvereisten gelden voor een wijziging aan het doel van de vereniging of voor de vrijwillige ontbinding van de vereniging. In die gevallen is het vereiste stemquorum echter vier vijfden (4/5de) zonder rekening te houden met onthoudingen en ongeldige stemmen.

Voor de goedkeuring of de wijziging van het Huishoudelijk Reglement is een meerderheid van twee derden (2/3de) van de stemmen vereist, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde werkende leden. Dit punt moet vermeld staan in de agenda.

Titel 5 - Het Bestuursorgaan

Art. 22 Bevoegdheden

22.1. Bevoegdheden

Het Bestuursorgaan heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om de vereniging te besturen. Hij heeft alle bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de Algemene Vergadering behoren.

Het Bestuursorgaan treedt op als eiser en verweerder in alle rechtsgedingen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen. Voor elk specifiek geval zal hij een formeel mandaat geven aan de Voorzitter, aan een bestuurder of aan de Algemeen Directeur.

22.2. College

Het Bestuursorgaan oefent zijn bevoegdheden uit als college. Beperkingen of verdelingen van de bevoegdheid van de bestuurders en de onderlinge taakverdeling tussen hen, kunnen aan of door derden niet worden tegengeworpen, ook al is ze openbaar gemaakt.

22.3. Externe vertegenwoordiging

Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuursorgaan als college wordt de vereniging ten aanzien van derden rechtsgeldig verbonden:

  • door de gezamenlijke handtekening van de Voorzitter en de Secretaris van het Bestuursorgaan,
  • door een bijzondere lasthebber.

22.4. Delegatie

Het Bestuursorgaan kan op zijn verantwoordelijkheid zijn bevoegdheden voor bepaalde handelingen en taken overdragen aan één van zijn bestuurders, of zelfs aan een andere persoon, buiten de vereniging. In dit laatste geval is het akkoord van de Algemene Vergadering vereist.

22.5. Dagelijks bestuur

Zo kan een afgevaardigde bestuurder of een Algemeen Directeur, of de twee, met het dagelijkse bestuur worden belast. Deze zal zijn bevoegdheid alleen uitoefenen.
Het dagelijks bestuur omvat alle handelingen en de beslissingen die de tussenkomst van het Bestuursorgaan niet verantwoorden omwille van hun gering belang of omwille van hun spoedeisend karakter.

Hij kan ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de Voorzitter van het Bestuursorgaan.

22.6. Adviezen

Bij het nemen van beslissingen in verband met de missie van de vereniging, baseert het Bestuursorgaan zich op de bevoegde en omstandige adviezen van het betrokken Strategisch Comité, de betrokken Technische Commissie of van iedere werkgroep die daarvoor een specifieke opdracht kreeg, alsook op het advies van de Algemeen Directeur.

Art. 23 Samenstelling

23.1. Samenstelling

Het CIM wordt geleid door een Bestuursorgaan dat is samengesteld uit minstens twaalf bestuurders, bij een Algemene Vergadering door de werkende leden voor een termijn van drie jaar gemandateerd, en die te allen tijde door hen afzetbaar zijn.

Behalve in geval van onmogelijkheid, bijvoorbeeld bij gebrek aan kandidaturen, moet het Bestuursorgaan als volgt zijn samengesteld:

  • twee derde gekozen uit de Media pool,
  • een derde gekozen uit de Niet-Media pool.

De kandidaat-bestuurder of de plaatsvervangende bestuurder moet lid zijn of gevolmachtigde vertegenwoordiger van een onderneming die werkend lid is van het CIM. Een vereniging die deel uitmaakt van één van de toegelaten categorieën (cfr art. 24) mag zelf kandidaten voorstellen (cfr art. 5 par. 4) maar slechts één enkele ervan mag zetelen als bestuurder. Deze bestuurder moet zijn vereniging voor de doelstellingen en beslissingen van het CIM kunnen engageren.

23.2. Duur mandaat

Deze bestuurdersmandaten worden jaarlijks voor een derde vernieuwd, volgens een bij aanvang door loting vastgestelde volgorde.

De akten van benoeming, herbenoeming of ontslag van de bestuurders worden, binnen de maand van de wijziging, bij de Nederlandstalige of Franstalige Ondernemingsrechtbank Brussel neergelegd, met verzoek tot bekendmaking in de Bijlagen van het Staatsblad.

23.3. Bezoldiging

De bestuurdersmandaten worden in principe onbezoldigd uitgevoerd. Het mandaat van de Voorzitter kan bezoldigd gemaakt worden.

Art. 24 Categorieën

Het Bestuursorgaan van het CIM bestaat uit vertegenwoordigers van elke van de drie families die deel uitmaakt van de vereniging. Het Huishoudelijk Reglement bepaalt de categorieën die de toelating hebben om kandidaturen voor de functies van bestuurder en/of van plaatsvervangend bestuurder in te dienen. Dit Huishoudelijk Reglement vermeldt ook het aantal leden dat door elk van deze categorieën mag worden voorgedragen.

Om van een categorie deel uit te maken, moet iedere vereniging vermeld zijn op de in het Huishoudelijk Reglement opgenomen lijst van erkende verenigingen. Indien er een nieuwe vereniging aan de lijst moet worden toegevoegd, komt het aan het Bestuursorgaan toe aan de Algemene Vergadering een nieuwe verdeling van de zetels voor te stellen binnen de categorieën van de betrokken pool. Deze wijziging moet met een meerderheid van twee derden (2/3de) van de stemmen worden goedgekeurd (cfr. art. 31). Deze nieuwe verdeling blijft zonder gevolg voor de lopende bestuursmandaten.

Elke ledencategorie stelt minstens evenveel kandidaten voor als het Huishoudelijk Reglement haar zetels toekent. Indien het aantal kandidaturen in een van de categorieën toch onvoldoende blijkt, zal het aantal bestuurders tot aan de volgende verkiezingen gereduceerd blijven.

Art. 25 Vergaderingen en beslissingen

25.1. Oproeping

Het Bestuursorgaan vergadert zo vaak als het belang van de vereniging dit vereist, op bijeenroeping door de Voorzitter of op verzoek van minstens twee bestuurders.

De vergadering wordt gehouden in de zetel van de vereniging of in enige andere plaats aangewezen in de oproeping. De oproeping bevat de agenda; over de punten die daarin niet vermeld worden, kan slechts rechtsgeldig beraadslaagd en besloten worden wanneer alle bestuurders aanwezig dan wel geldig vertegenwoordigd zijn en ermee instemmen.

25.2. Beraadslagingen, werking en besluitvorming

Het Bestuursorgaan wordt voorgezeten door de Voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de Ondervoorzitter of, bij diens afwezigheid, door de oudste der aanwezige bestuurders. De Voorzitter of, bij diens afwezigheid de Ondervoorzitter, wordt gelast met de oproepingen.

Het Bestuursorgaan mag slechts beslissen indien de meerderheid van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Behalve in geval van belangenconflict, is de Algemeen Directeur aanwezig op de vergaderingen van het Bestuursorgaan, maar hij neemt niet deel aan de stemming.

Een bestuurder mag een andere vertegenwoordigen indien die laatste hem volmacht heeft verleend. Deze volmacht is niet overdraagbaar. Een bestuurder die aan de stemming deelneemt, mag niet meer dan drie volmachten hebben.

De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, zonder rekening te houden met onthoudingen of ongeldige stemmen.

Om de gelijkheid van het totaal aantal stemmen te garanderen tussen de bestuurders van de Niet-Media pool (samengesteld uit de adverteerders en de reclame- en mediabureaus) en de Media pool (samengesteld uit de media en regies van de media), zal elk bestuurder van de Niet-Media pool beschikken over een stemgewicht van 2 stemmen.

Deze beslissingen worden vastgelegd in een verslag dat door de Voorzitter en de Secretaris wordt ondertekend en bijgehouden in een register.

Voor te leggen uittreksels en alle andere akten moeten door de Voorzitter of door de Secretaris worden ondertekend.

25.3. Schriftelijke besluitvorming

De besluiten van het Bestuursorgaan kunnen bij eenparig schriftelijk besluit van alle bestuurders worden genomen.

25.4. Wanneer het Bestuursorgaan een beslissing moet nemen of zich over een verrichting moet uitspreken die onder haar bevoegdheid valt, waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging, moet de betrokken bestuurder dit meedelen aan de andere bestuurders vóór het Bestuursorgaan een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het Bestuursorgaan die de beslissing moet nemen. Het is het Bestuursorgaan niet toegelaten deze beslissing te delegeren.

Het Bestuursorgaan omschrijft in de notulen de aard van de bedoelde beslissing of verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vereniging en verantwoordt het genomen besluit. Dit deel van de notulen wordt, in voorkomend geval, in zijn geheel opgenomen in het jaarverslag of in het stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd.

Ingeval de vereniging een commissaris heeft benoemd, worden de notulen van de vergadering aan hem meegedeeld. In zijn verslag beoordeelt de commissaris, in een afzonderlijke sectie, de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vereniging van de besluiten van het Bestuursorgaan waarvoor een strijdig belang bestaat.

In geen enkele vereniging mag de bestuurder met een belangenconflict als bedoeld in eerste lid deelnemen aan de beraadslagingen van het Bestuursorgaan over deze beslissingen of verrichtingen, noch aan de stemming in dat verband. Wanneer de meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders een belangenconflict heeft, dan wordt de beslissing of de verrichting aan de algemene vergadering voorgelegd. Ingeval de algemene vergadering de beslissing of de verrichting goedkeurt, kan het Bestuursorgaan ze uitvoeren.

Onverminderd het recht voor de in de artikelen 2:44 en 2:46 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen genoemde personen om de nietigheid of de opschorting van het bestuursbesluit te vorderen, kan de vereniging de nietigheid vorderen van beslissingen of verrichtingen die hebben plaatsgevonden met overtreding van de in dit artikel bepaalde regels, indien de wederpartij bij die beslissingen of verrichtingen van die overtreding op de hoogte was of had moeten zijn.

De eerste paragraaf is niet van toepassing wanneer de beslissingen van het Bestuursorgaan betrekking hebben op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen.

Art. 26 Plaatsvervangende bestuurders

Vóór elke Algemene Vergadering met een verkiezing, zal het CIM bij de families en categorieën een oproep doen om eveneens kandidaturen voor plaatsvervangende bestuurders in te dienen. Deze laatste zijn geroepen om, indien nodig, de effectieve bestuurders van hun respectieve categorieën te vervangen. Het CIM zal ook alle werkende leden oproepen om kandidaturen voor plaatsvervangende individuele bestuurders in te dienen.

De plaatsvervangende bestuurders worden voor een jaar aangesteld en zijn herkiesbaar.

De plaatsvervangende bestuurder treedt van rechtswege in functie van zodra het Bestuursorgaan de vacature vaststelt voor een mandaat van een effectieve bestuurder uit de categorie waartoe hij behoort. Hij zal dit mandaat voleindigen.

Ingeval er meerdere plaatsvervangers zijn, zal hij die de meeste stemmen haalde de vervanging tot het einde van het betrokken mandaat waarnemen, behalve als de betrokkene beslist om, ter vrijwaring van het evenwicht tussen de categorieën, zijn beurt aan de volgende over te laten. Deze laatste beschikt over dezelfde mogelijkheid. In de hypothese dat alle plaatsvervangers hun beurt zouden hebben opgegeven, wordt beroep gedaan op de bepalingen voorzien in artikel 27.

Bij gelijkheid van stemmen tussen twee kandidaten en indien geen van beiden zich wil terugtrekken, zal de oudste benoemd worden.

Art. 27 Waarnemers

In alle gevallen waar er niet kan worden voorzien in de vervanging van een bestuurder door een plaatsvervanger van zijn categorie, stelt deze categorie aan het Bestuursorgaan de kandidatuur van een waarnemer voor. Dit voor de tijd die tot aan de volgende verkiezingen strekt.

De aldus aangeduide waarnemer mag de vergaderingen van het Bestuursorgaan bijwonen maar beschikt niet over het stemrecht ; toch mag hij het standpunt van zijn categorie verwoorden. De waarnemer heeft de plicht verslag uit te brengen aan degenen die hij vertegenwoordigt.

Art. 28 Kandidaturen

Kandidaturen moeten zes weken voor de datum van de Algemene Vergadering, eventueel door de betrokken categorie, schriftelijk aan de Voorzitter van het CIM worden gericht.

De oproepingsbrief voor de Algemene Vergadering met een verkiezing bevat de kandidatenlijst en vermeldt voor ieder van hen, enerzijds de familie waartoe ze behoren en anderzijds de categorie van de door hen gewenste zetel.

Ze duidt ook aan of de kandidaten wensen te worden verkozen als effectieve of plaatsvervangende bestuurders.

Art. 29 Verkiezingen

De leden van het Bestuursorgaan worden door de Algemene Vergadering verkozen op basis van de lijsten die voorgesteld werden door elke categorie.

De kiezers stemmen door middel van een geheim stembiljet dat alle kandidaten in alle categorieën bevat.

Wanneer binnen een categorie de kandidatenlijst meer personen telt dan het aantal te voorziene mandaten, zal de verkiezing gewonnen worden door de kandidaten die binnen deze categorie de meeste stemmen hebben behaald.

Bij gelijkheid van stemmen tussen twee kandidaten, zal in onderling overleg worden bekeken of één van hen akkoord gaat om zich terug te trekken. Indien dit overleg niet lukt, zal de oudste benoemd worden.

Art. 30 Automatische ontslagname

Een bestuurder die ophoudt zijn professionele activiteiten uit te voeren binnen de onderneming die hem te werk stelt wordt als ontslagnemend beschouwd.

Het behoort aan de onderneming om te beslissen of die persoon al dan niet zijn vertegenwoordiger blijft als het gaat om een individuele bestuurder. Gaat het om een bestuurder die een categorie vertegenwoordigt, dan behoort het aan die categorie om dienaangaande te beslissen.

Het mandaat van de bestuurders eindigt voorts automatisch door overlijden of ingeval van wettelijke onbekwaamheid.

Art. 31 Huishoudelijk Reglement en Bijzondere Reglementen

Het Bestuursorgaan dient het Huishoudelijk Reglement van het CIM en de eventuele aanpassingen eraan ter goedkeuring voor te leggen aan een Algemene Vergadering die beslist met een twee derde (2/3de) meerderheid.

Dit reglement zal de toepassingsregels van de huidige statuten bepalen, zoals de financieringswijze en de voorwaarden om toegang te krijgen tot de gegevens van het CIM, het aantal zetels in het Bestuursorgaan en de wijze waarop die zetels zullen worden verdeeld onder de verschillende vertegenwoordigers van de ledenfamilies, in voorkomend geval, van hun categorieën.

Het Bestuursorgaan kan zijn eigen Reglement opstellen met betrekking tot de materie waarvoor hij bevoegd is.

Titel 6 - Het Bureau

Art. 32 Bevoegdheden en samenstelling

Het Bureau maakt deel uit van het Bestuursorgaan en is er het uitvoerende orgaan van. Bij delegatie van het Bestuursorgaan, is hij belast met het dagelijkse bestuur van het CIM, dit wil zeggen de administratieve taken die niet verder gaan dan de dagdagelijkse noden van de vereniging, of die welke zowel wegens hun geringe belang of wegens de nood aan een snelle oplossing geen optreden van het Bestuursorgaan verantwoorden.

Het Bureau bereidt de vergaderingen van het Bestuursorgaan voor en waakt over de uitvoering van de beslissingen die er werden genomen.

Binnen de krijtlijnen van het budget dat door de Algemene Vergadering werd goedgekeurd, werft hij de personeelsleden aan, ontslaat zij, beslist over hun taken en salarissen, en informeert er het Bestuursorgaan over.

Hij waakt ook over de deontologie betreffende het gebruik van de CIM-data. (cfr art. 41).

Na iedere Gewone Algemene Vergadering en op voorstel van de Voorzitter, kiest het Bestuursorgaan onder zijn leden, en bij voorrang onder de leden waarvan de kandidatuur door een categorie werd ingediend, degenen die in het Bureau zullen zetelen. Het Bureau is als volgt samengesteld:

  • de Voorzitter die er van rechtswege deel van uit maakt,
  • een Secretaris,
  • een Schatbewaarder,
  • twee bestuurders die behoren tot de twee families die niet door de Voorzitter worden vertegenwoordigd en waarvan er één als Ondervoorzitter zal worden aangeduid. Indien de Voorzitter een persoon is, extern aan de vereniging, zal men erop toezien dat het Bureau, in zijn geheel beschouwd, altijd minimaal één vertegenwoordiger van elk van de drie families telt.

Het mandaat van de leden van het Bureau loopt één jaar, met uitzondering van dat van de Voorzitter dat voor drie jaar geldt.

Deze personen handelen alleen voor de specifieke taken vermeld in artikel 34. Zij handelen als college als zij zich over gelijk welk ander onderwerp uitspreken.

Het Bureau vergadert telkens de Voorzitter het nodig acht en telkens wanneer één van de leden erom verzoekt. Deze laatste moet de punten opgeven die hij op de agenda wil geplaatst zien. Het Bureau kan, ter raadpleging, iedere persoon uitnodigen van wie het advies hem nuttig lijkt.

Behalve bij mogelijk belangenconflict, neemt de Algemeen Directeur deel aan de vergaderingen van het Bureau.

Art. 33 Verkiezing van de Voorzitter

De Voorzitter van het Bestuursorgaan zal :

  • ofwel doorhet Bestuursorgaan uit zijn leden worden gekozen, ongeacht de pool waartoe hij behoort,
  • ofwel een externe persoon zijn die door een bestuurder wordt voorgesteld en waarvan de ervaring en kwaliteiten unaniem worden erkend.

De externe Voorzitter bezit niet de hoedanigheid van lid van het Bestuursorgaan en heeft er dus geen stemrecht. De bestuurders kunnen hem geen volmacht geven om in hun plaats te stemmen.

De Voorzitter wordt bij eenvoudige meerderheid verkozen voor drie jaar. Ingeval hij uit een bedrijf komt dat tot één van de polen behoort, is hij maar één keer herkiesbaar voor een nieuwe periode van drie jaar.

Art. 34 Specifieke taken

De Voorzitter :

  • Hij waakt erover dat de vereniging zijn doel vervult, binnen de lijnen van de statuten, dat zij de wettelijke en administratieve bepalingen in acht neemt, alsook de werkingsregels van de huidige statuten,
  • Hij waakt over de gelijke behandeling en de harmonie binnen de polen van de vereniging, staat open voor de noden van elke categorie en tracht, bij conflicten, de standpunten dichter bij elkaar te brengen,
  • Hij roept de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van het Bestuursorgaan bijeen, zit ze voor en ondertekent de verslagen,
  • Hij stelt het Bureau samen en laat die door het Bestuursorgaan goedkeuren,
  • Hij zit het Bureau voor en ziet toe dat de leden hun rol vervullen, in volle openheid naar het Bestuursorgaan toe,
  • Hij ondersteunt en superviseert de Algemeen Directeur,
  • Hij heeft handtekeningbevoegdheid, samen met de Ondervoorzitter,
  • Hij staat in voor een lange termijnvisie over de noden van de markt met betrekking tot bereikstudies, en waakt over de continuïteit van het CIM, zijn zichtbaarheid en zijn imago.

De Ondervoorzitter :

  • Hij staat de Voorzitter bij in al zijn taken,
  • Hij heeft handtekeningbevoegdheid, samen met de Voorzitter,
  • Hij vervangt de Voorzitter als die belet of afwezig is.

De Secretaris :

  • Hij waakt over de bekendmakingformaliteiten die door de vennootschapswetgeving worden opgelegd, alsook op het jaarlijkse neerleggen van de bijgewerkte lijst van de werkende leden bij de Nederlandstalige of Franstalige Ondernemingsrechtbank Brussel, en de neerlegging van de jaarlijkse rekeningen,
  • Hij waakt erover dat de verslagen van de vergaderingen van het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering worden opgemaakt, dat zij worden ondertekend door de Voorzitter en hijzelf en in een daartoe bestemd register worden bewaard.

De Schatbewaarder :

  • Hij waakt erover dat het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering op tijd, volledig en correct worden geïnformeerd over de financiële situatie van de vereniging, haar reserves en jaarlijkse rekeningen,
  • Hij waakt over het jaarlijkse budget en informeert het Bestuursorgaan indien hij overschrijdingen constateert,
  • Hij waakt erover dat er een rekeningcommissaris wordt aangesteld en rapporteert bijtijds aan de Algemene Vergadering.

Titel 7 - Strategische Comités

Art. 35 Strategische Comités 'Media'

Voor elk mediumtype kan het Bestuursorgaan, voor zover nodig, een Strategisch Comité oprichten. Dit Comité bepaalt de behoeften van het medium en de doelstellingen van de zogenoemde ‘tactische’ studie of studies waarin een mediumtype participeert ('Tactische' studies hebben als hoofddoel de meting van het bereik van de media).

Het Comité definieert de methodologische modaliteiten, het type resultaten, het budget, de exploitatiemethoden en bepaalt het kader voor de call for tender. Na de start van een studie houdt het Comité toezicht op het verloop van de studie en de overeenstemming met de beoogde doelstellingen.

Elk Strategisch Comité van een mediumtype wordt samengesteld uit beslissingsnemers:

  • van de Tussenpersonen- en Adverteerders families, samen de ‘Niet-Media pool’, en
  • de categorieën van Media die betrokken zijn in de studie, samen de  ‘Media pool’.

De ‘Media pool moet vertegenwoordigd worden door intekenaars die samen minstens 75% betalen van het gefinancierd bedrag van de betrokken CIM-studies.
De ‘Niet-Media pool’ wordt minstens samengesteld uit 3 commissarissen.

De ‘Media pool’ duidt een Voorzitter van het Strategisch Comité aan.
De Voorzitter stelt zijn comité samen op basis van een lijst van kandidaten die passen bij de gedefinieerde criteria en die voorgesteld zijn door de betrokken polen. Hij legt vervolgens zijn lijst voor aan het Bestuursorgaan die zijn keuzes bevestigt of verwerpt.
De commissarissen worden persoonlijk benoemd en moeten deelnemen aan de debatten en aan de stemmingen. Indien zij niet aanwezig kunnen zijn, kunnen zij zich uitzonderlijk (maximum 3 keer) laten vervangen door een plaatsvervanger die zij aangeduid hebben bij hun benoeming.
Er kan geen volmacht worden gegeven aan een andere commissaris.
De commissarissen worden normaal benoemd voor de duur van de betrokken studie; hun mandaat mag vernieuwd worden. De Voorzitter mag nochtans op elk moment zijn Comité herschikken. In dit geval moet hij de aanpassing laten goedkeuren door het Bestuursorgaan.

In geval van stemming zal het gewicht van elke pool (Media en Niet-Media) identiek zijn, ongeacht het aantal deelnemers in elke pool.

De Algemeen Directeur van het CIM en de Voorzitter van de Technische Commissie worden op elke vergadering uitgenodigd maar hebben geen stemrecht.

De commissarissen mogen experten (van buiten het Strategisch Comité, en onafhankelijk van de vertegenwoordigde partijen) uitnodigen om deel te nemen aan de debatten, maar zonder stemrecht.

Het Strategisch Comité organiseert zoveel vergaderingen als nodig voor zijn missie. Als de studie gestart is, zal het Comité minstens één vergadering organiseren 9 maanden na het starten van de studie, daarna minstens één keer om de 12 maanden die volgen.
De beslissingen worden in consensus binnen het Comité genomen. Indien een stemming nodig is, zullen de beslissingen genomen worden volgens het principe van de drievoudige (3x) twee derde (2/3de) meerderheid: binnen het Strategisch Comité, binnen de Media pool en binnen de Niet-Media pool.

De Strategische Comités informeren regelmatig het Bestuursorgaan over de ontwikkeling van hun werkzaamheden en leggen hun eindaanbevelingen schriftelijk vast, in de vorm die zij zelf kiezen.

Art. 36 Strategische Comités 'CrossMedia'

Het Strategisch Comité van de ‘CrossMedia’ studies bepaalt de strategische oriëntatie van de ‘CrossMedia’ studies met als hoofddoel de meting van het gecombineerd bereik van alle media. Dit Comité is samengesteld uit 14 commissarissen, verdeeld als volgt:

  • 7 beslissingsnemers van de Tussenpersonen- en Adverteerders families die samen de ‘Niet-Media pool’ vormen, en 
  • 7 beslissingsnemers van de Media familie (1 voor Dagbladen, 1 voor Periodieke Pers, 1 voor TV, 1 voor Radio, 1 voor Bioscoop, 1 voor Internet, 1 voor Out of Home), die samen de ‘Media pool’ vormen.

De Niet-Media pool duidt de Voorzitter van het Strategisch Comité aan.
De Voorzitter stelt zijn comité samen op basis van een lijst van kandidaten die passen bij de gedefinieerde criteria en die voorgesteld zijn door de betrokken polen. Hij legt vervolgens zijn lijst voor aan het Bestuursorgaan die zijn keuzes bevestigt of verwerpt.
De commissarissen worden persoonlijk benoemd en moeten deelnemen aan de debatten en aan de stemmingen. Indien zij niet aanwezig kunnen zijn, kunnen zij zich uitzonderlijk (maximum 3 keer) laten vervangen door een plaatsvervanger die zij aangeduid hebben bij hun benoeming.
Er kan geen volmacht worden gegeven aan een andere commissaris.
De commissarissen worden benoemd voor de duur van de betrokken studie; hun mandaat mag vernieuwd worden. De Voorzitter mag nochtans op elk moment zijn Comité herschikken. In dit geval moet hij de voorgestelde aanpassing laten goedkeuren door het Bestuursorgaan.
De Algemeen Directeur van het CIM en de Voorzitter van de Technische Commissie worden op elke vergadering uitgenodigd maar hebben geen stemrecht.
De commissarissen mogen experten van buiten het Strategisch Comité uitnodigen om deel te nemen aan de debatten, maar zonder stemrecht.

Het Strategisch Comité organiseert zoveel vergaderingen als nodig voor zijn missie. Als de studie gestart is, zal het Comité minstens één vergadering 9 maanden na het starten van de studie organiseren, daarna minstens één keer om de 12 maanden die volgen.
De beslissingen worden in consensus binnen het Comité genomen. Indien een stemming nodig is, zullen de beslissingen genomen worden volgens het principe van de drievoudige (3x) twee derde (2/3de) meerderheid: binnen het Strategisch Comité, en bij de Media pool en de Niet-Media pool. Indien de nodige meerderheden na het stemmen niet behaald worden voor bepaalde beslissingspunten, zullen deze punten voorgelegd worden aan een ’Comité der Wijzen’. Dit Comité stelt een oplossing voor aan het Strategisch Comité dat over het voorstel zal kunnen beslissen met een vier vijfde (4/5de) meerderheid, dus minstens 12 stemmen op de 14 leden. Het Comité der Wijzen wordt samengesteld in een redelijk termijn uit bestuurders die gekozen worden door de het Bestuursorgaan, met hetzelfde aantal vertegenwoordigers voor de polen Media en Niet-Media, en zonder de betrokken commissarissen. De Algemeen Directeur van het CIM wordt uitgenodigd maar heeft geen stemrecht.
Het Strategische Comité informeert regelmatig het Bestuursorgaan over de ontwikkeling van zijn werkzaamheden en legt zijn eindaanbevelingen schriftelijk vast, in de vorm die het zelf kiest.

Titel 8 - Technische Commissies

Art. 37 Missie

Voor elk type studie of activiteit kan het Bestuursorgaan, voor zover nodig, een Technische Commissie oprichten.

Zodra een studie van start is gegaan, waakt de Technische Commissie over de uitvoering en de overeenstemming met het lastenboek.

 

Art. 38 Samenstelling, vergaderingen en beslissingen

De Voorzitter van de Technische Commissie van elke ‘tactische’ studie (die het bereik van een mediumtype meet) is lid van de Tussenpersonen familie, en wordt gekozen door de leden van de mediacategorie die de studie financiert.
De Voorzitter van de Technische Commissie van de ‘CrossMedia’ studies (die het gecombineerd bereik van alle media schat) is lid van de Tussenpersonen familie en wordt gekozen door de leden van de Tussenpersonen familie.

De Voorzitter stelt een lijst samen met kandidaat commissieleden die hij kiest uit de Media en Tussenpersonen families op basis van hun competentie. Hij kan ook externe personen uitnodigen, waaronder een senior expert die lid is van het Strategisch Comité van de betrokken studie. Deze kandidatenlijst zal worden voorgelegd aan het Bestuursorgaan die zijn keuzes bevestigt of verwerpt.

De leden van de Technische Commissies worden voor twee jaar benoemd. Hun mandaat kan vernieuwd worden. De Voorzitter van een Commissie kan echter op elk moment, om technische redenen of bij gebrek aan inzet, zijn Commissie herschikken of een lid vervangen. In dat geval moet hij zijn voorstel ter goedkeuring voorleggen aan het Bestuursorgaan.

Iedere Technische Commissie moet minstens een vertegenwoordiger tellen van de categorie van het medium waarop de studie betrekking heeft, behalve indien er geen kandidaturen zijn.

De Algemeen Directeur en/of één van zijn medewerkers nemen ambtshalve deel aan de vergaderingen van de Technische Commissies.

Op initiatief van de Voorzitter van het CIM kan de Voorzitter van een Technische Commissie worden uitgenodigd om vergaderingen van het Bestuursorgaan bij te wonen die onderwerpen behandelen die betrekking hebben op zijn opdracht. Hij zal echter geen inspraak in de beslissingen van het Bestuursorgaan krijgen.

Art. 39 Reglement

Elke Technische Commissie stelt aan het Bestuursorgaan de principes en werkmethodes voor volgens de welke ze haar toevertrouwde activiteit zal uitoefenen. Na eventuele aanpassingen bekrachtigt het Bestuursorgaan deze voorstellen, die vanaf dan het Reglement van deze Technische Commissie vormen.

Bij de voorbereiding en de uitvoering van elke studie moet de Technische Commissie die ermee belast is, elke betrokken onderneming horen die daarom verzoekt. Indien die onderneming dit uitdrukkelijk vraagt, moeten haar opmerkingen en het gemotiveerde advies van de Technische Commissie schriftelijk aan de Voorzitter van het Bestuursorgaan worden meegedeeld. Die brengt dan de leden van het Bestuursorgaan op de hoogte.

De Technische Commissies leggen hun adviezen voor aan het Bestuursorgaan in de vorm die zij gepast achten maar die noodzakelijkerwijze een schriftelijk verslag bevat. De uitgebrachte adviezen dienen gemotiveerd te zijn, en geïndividualiseerd als één van hun leden erom vraagt.

Titel 9 - Gebruik en bescherming van de gegevens

Art. 40 Diensten / gebruik, verspreiding door de leden van de gegevens van het CIM

De gegevens en de publicaties van het CIM zijn eigendom van de vereniging; zij zijn strikt vertrouwelijk en hun gebruik is exclusief voorbehouden aan de volgens de modaliteiten die door deze statuten, het Huishoudelijk Reglement en de beslissingen en reglementen van de bevoegde organen worden vastgesteld.

De leden mogen de gegevens, hen door het CIM bezorgd, gebruiken in het kader van hun activiteiten. Zij mogen die gegevens echter niet verhandelen, noch tegen betaling, noch gratis.

Bovendien zal elke Technische Commissie aan het Bestuursorgaan de lijst van de ledencategorieën waartoe de diensten, werken en publicaties van haar studie zich uitdrukkelijk richten, ter goedkeuring moeten voorleggen.

Art. 41 Vertrouwelijk karakter van de gegevens / deontologie

Het Bureau waakt over de deontologische normen zoals bepaald in artikel 40 al.1 en 2, die hij interpreteert telkens als het om een voorafgaand advies gevraagd wordt, alsook bij elk incident dat betrekking heeft op die normen dat aan het Bureau ambtshalve of na een klacht wordt voorgelegd.

Art. 42 Cessie en overdracht van de gegevens door het CIM aan derden

In afwijking van artikel 40 al.1, mogen bepaalde modaliteiten van gebruik en/of van financiering en/of van verspreiding van werken en publicaties aan derden door het Bestuursorgaan worden vastgelegd.

Art. 43 Diensten / gebruik

Kentekens, studies en inlichtingen die het CIM toebehoren of van het CIM uitgaan mogen slechts gebruikt worden volgens de voorwaarden bepaald door de Raad van Bestuur.

Art. 44 Uitwisseling van informatie en gegevens tussen de leden

Elke uitwisseling van inlichtingen of gegevens tussen leden of tussen leden en de vereniging, met betrekking tot het CIM of verkregen in het kader van haar activiteit of binnen haar structuren, zal beschouwd worden als vertrouwelijk.

Hij die de inlichtingen ontvangt, mag deze slechts gebruiken, mits de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van het lid of de leden die de inlichtingen verstrekt heeft of hebben.

In geen enkel geval mag het gebruik van deze inlichtingen het maatschappelijk doel van de vereniging, of het rechtmatige belang van de vereniging of van zijn leden, aantasten.

Art. 45 Mededingingsrecht

Het CIM vertegenwoordigt de gezamenlijke belangen van media, adverteerders en tussenpersonen (artikel 3 al. 1 van de statuten).

Het is een forum voor rechtmatige contacten tussen zijn leden in het strikte respect van artikel 6 van de statuten van de vereniging.

Titel 10 - Oplossen van problemen en conflicten binnen het CIM

Art. 46 Procedure

In geval van vragen, geschillen of conflicten met betrekking tot deze Statuten, Algemeen Huishoudelijk Reglement, Huishoudelijk Reglement van de Technische Commissies of Reglementen van de studies die niet via een minnelijke schikking opgelost zouden kunnen worden, moeten de partijen, vóór ze om het even welk ander initiatief nemen, de interne procedures naleven die in de Statuten, het Algemeen Huishoudelijk Reglement, het Huishoudelijk Reglement van de Technische Commissies of de Reglementen van de studies bepaald zijn.

Art. 47 Disciplinaire Kamer

Op vraag van het Bestuursorgaan zal een ad hoc Disciplinaire Kamer uitspraak doen over alle dossiers die zij krijgt.

De Disciplinaire Kamer wordt voorgezeten door een beroepsmagistraat of, bij gebrek hieraan, door een onafhankelijke advocaat aangeduid door het Bestuursorgaan. Deze wordt bijgestaan door vier bijzitters die eveneens door het Bestuursorgaan, uit zijn leden, worden gekozen:

- twee bestuurders uit de Media familie,

- één bestuurder uit de Adverteerders familie,

- één bestuurder uit de Tussenpersonen familie.

De Disciplinaire Kamer doet uitspraak hetzij door een beslissing te nemen, hetzij door het advies van een Strategisch Comité of van het Bureau te bevestigen of aan te passen; in voorkomend geval mag zij een vonnis uitspreken die een disciplinaire sanctie oplegt. De disciplinaire sancties kunnen gaan tot een voorstel tot uitsluiting en worden in het Huishoudelijk Reglement bepaald.

Title 11 - Toezicht en budget

Art. 48 Boekjaar

Het boekjaar van de vereniging begint op 1 januari en eindigt op 31 december van ieder jaar.

Het Bestuursorgaan sluit de rekeningen over het voorbije jaar af en bereidt de begroting van komend boekjaar voor. Beide worden ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering voorgelegd. Het Bestuursorgaan licht vervolgens de financiële toestand en de uitvoering van de begroting toe.

De Gewone Algemene Vergadering neemt, in voorkomend geval, kennis van deze verslagen en van het verslag van de Rekeningcommissaris. Na goedkeuring van de rekeningen spreekt de Algemene Vergadering zich uit over de kwijting aan de bestuurders en, in voorkomend geval, aan de Rekeningcommissaris. Het Bestuursorgaan draagt er zorg voor dat de rekeningen en de overige in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen vermelde stukken binnen de wettelijke termijnen worden openbaargemaakt overeenkomstig de vigerende wettelijke bepalingen

Art. 49 Toezicht

De controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de conformiteit van de boekhoudkundige verrichtingen ten aanzien van de wet en van de statuten, wordt opgedragen aan een Rekeningcommissaris die lid is van het Instituut van Bedrijfsrevisoren.

De Schatbewaarder waakt erover dat de Algemeen Directeur aan deze laatste de nodige stukken bezorgt, minstens één maand vóór de oproeping van de Gewone Algemene Vergadering. De Rekeningcommissaris stelt een schriftelijk verslag op van zijn opdracht, conform de wettelijke bepalingen en volgens de regels van zijn Instituut.
 

Titel 12 – Ontbinding, vereffening

 

Art. 50 Beslissing tot ontbinding

Behoudens gerechtelijke ontbinding en ontbinding van rechtswege, kan de Algemene Vergadering slechts tot de ontbinding van de vereniging besluiten mits inachtneming van volgende bepalingen:

Hiervoor is een aanwezigheidsquorum van twee derde (2/3de) van de werkende leden vereist. De beslissing tot ontbinding moet genomen worden met een bijzondere meerderheid van vier vijfde (4/5de) van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen van de werkende leden, zonder rekening te houden met ongeldige stemmen en onthoudingen. Ingeval er minder dan twee derde (2/3de) van de werkende leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, dient er een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen. Deze tweede vergadering kan geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde werkende leden. De tweede vergadering mag niet binnen de vijftien (15) dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden.
 

Art. 51 Vereffening

Behoudens indien aan de voorwaarden voor een ontbinding, vereffening en sluiting in één akte is voldaan gelden, benevens de wettelijke regels ter zake, volgende regels voor de ontbinding en vereffening:

In geval van ontbinding van de vereniging, stelt de Algemene Vergadering de vereffenaar(s) aan en bepaalt de bestemming van het netto-actief van het maatschappelijk bezit van de vereniging. De benoeming van de vereffenaar(s) wordt, in voorkomend geval, ter bevestiging of homologatie voorgelegd aan de Voorzitter van de bevoegde rechtbank en openbaargemaakt overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De vereffenaars beschikken over de wettelijk voorziene machten, tenzij de Algemene Vergadering die hen benoemt anders beslist met gewone meerderheid van stemmen. Het overblijvend netto-actief, na aanzuivering van de passiva, wordt overgedragen aan een vereniging waarvan het doel het meest dat van het CIM benadert, aan te duiden door de Algemene Vergadering.

 

Titel 13 – Slotbepalingen

Art. 52 Slotbepalingen


52.1. Interpretatie en geschillen

Verschillen in interpretatie over de geest of de letter van de huidige statuten worden door de Algemene Vergadering beslecht.

Voor elk geschil tussen de vereniging en derden, kiest de vereniging als woonplaats het adres van haar zetel. Deze keuze geldt als aanwijzing van het rechtsgebied.

52.2. Identificatie van de vereniging

Alle akten, facturen, aankondigingen, publicaties en andere documenten, uitgaande van de vereniging, vermelden de maatschappelijke benaming van de vereniging, onmiddellijk gevolgd of voorafgegaan door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of de afkorting “VZW” (in het Frans: “association sans but lucratif” of de afkorting “ASBL”) evenals het adres van de zetel.

52.3. Communicatie

De leden, bestuurders, vaste vertegenwoordigers, commissarissen of vereffenaars kunnen op elk ogenblik aan de vereniging een e-mailadres meedelen voor communicatiedoeleinden. Elke communicatie op dit e-mailadres wordt geacht geldig te zijn gebeurd tot aan de mededeling door de betrokkene van een ander e-mailadres. Bij gebreke aan e-mailadres communiceert de vereniging per gewone post, die zij op dezelfde dag verzendt als de communicaties per e-mail. Een e-mail kan in voorkomend geval worden vervangen door een ander gelijkwaardig communicatiemiddel.

52.4. Woonplaatskeuze bij verblijf in het buitenland

Alle leden, bestuurders, vaste vertegenwoordigers, commissarissen en vereffenaars, die hun woonplaats in het buitenland hebben, worden geacht woonplaats te kiezen in het adres van de zetel van de vereniging voor de uitvoering van deze statuten.

52.5. Verenigingsdossier

Het Bestuursorgaan moet erover waken dat het verenigingsdossier bij de griffie van de bevoegde rechtbank steeds compleet is en de volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voorgeschreven stukken bevat.

52.6. Algemeen

Voor hetgeen niet in deze statuten bepaald werd, wordt verwezen naar het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.       

 

Overige bepalingen

(maken géén deel uit van de Statuten)

Het adres van de zetel van de vereniging is gevestigd te: 1160 Brussel, Herrmann-Debrouxlaan 46.