Centre d'Information sur les Médias
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Règlement des Commissions Techniques

Règlement d'ordre intérieur des Commissions Techniques approuvé par le Conseil d'Administration du 01/07/99, modifié sur proposition du Bureau et approuvé par le Conseil d’Administration du 26/01/2010.

Article 1 - Mission

Une part importante du fonctionnement du CIM repose sur la qualité du travail fourni par les Commissions Techniques.

La mission des Commissions Techniques, par délégation et sous l'autorité du Conseil d'Administration, par l'intermédiation du Directeur Général du CIM et des Chefs de Projet mandatés par celui-ci, est quadruple :

  1. actualiser les besoins d'information de la tripartite et recommander au Conseil d'Administration les demandes à satisfaire pour disposer des données destinées :
    au media planning des agences de publicité, des centres médias et des annonceurs,
    au marketing des régies et des médias ainsi qu'à l'évaluation par ceux-ci de leur produit
     
  2. sélectionner les principales options méthodologiques appropriées et établir les cahiers de charges des travaux à réaliser, ces cahiers des charges devant comprendre les critères d'évaluation des offres,
     
  3. proposer au Conseil d'Administration le ou les organismes auxquels confier la réalisation des travaux requis, sur base d'une évaluation technique et financière,
     
  4. contribuer au suivi des travaux en cours de réalisation et assurer directement ou indirectement leur contrôle.

Comme leur nom l'indique, les Commissions Techniques, se doivent d'aborder les problèmes sous l'angle essentiellement technique.

Article 2 - Présidence des commissions techniques

1. Election du Président
Le Président d'une Commission Technique est issu du pôle agences/centres media. La Structure Permanente du CIM informe les agences/centres media des présidences à pourvoir, par les voies les plus appropriées.

Le Bureau étudie les candidatures et les soumet, avec ses commentaires éventuels, au Conseil d'Administration qui élit le Président.

Il va de soi que les missions des Commissions Techniques présentent, outre des aspects techniques, une ou plusieurs facettes politiques. C'est pourquoi le Président d'une Commission Technique doit avoir un profil qui combine des capacités techniques, de préférence plurimédias, et des capacités de gestion.

2. Mandat du Président
Le Président de Commission Technique est élu pour une durée de 3 années prolongeable par le CA pour des termes définis en fonction des circonstances.

3. Rôle du Président
Le rôle du Président de Commission Technique est :

  • de formaliser une vision sur les travaux que le groupe a la responsabilité de mettre en œuvre et de suivre,
  • de faire en sorte que cette vision une fois approuvée par la Commission et entérinée par le Conseil d'Administration, soit respectée,
  • d'organiser et d'animer les travaux de la Commission,
  • de faire rapport de l'état d'avancement des travaux de sa commission ainsi que de présenter ses recommandations au Bureau et, le cas échéant au Conseil d'Administration.

4. Relations avec les instances du CIM
Le Président de la Commission travaillera en collaboration étroite avec la Structure Permanente et en particulier avec le Chef de Projet correspondant que le Directeur Général aura désigné.

En ce qui concerne les aspects plus strictement techniques, il revient à la Structure Permanente du CIM et plus spécialement au Directeur Général d'apporter l'encadrement et de formuler les propositions nécessaires à la Commission Technique.

En ce qui concerne les considérations plus politiques et conflictuelles, pour autant que la Commission ne puisse envisager un compromis satisfaisant, et en fonction de l'importance de celles-ci, les questions seront portées par le Directeur Général à la connaissance du Président du CIM qui, le cas échéant soumettra la question au Bureau ou directement au Conseil d'Administration. Le Président d'une Commission Technique peut prendre contact avec le Président du CIM lorsqu'il estime qu'un problème rencontré doit être porté directement à sa connaissance.

Les Présidents des Commissions Techniques, ainsi que les Chefs de Projet de la Structure Permanente du CIM seront invités régulièrement à des réunions du Bureau, en vue de l'informer sur les activités de leur Commission, sur l'état d'avancement de leurs travaux et de permettre la coordination avec les travaux des autres commissions.

Dans le cas où une Commission Technique ne serait pas présidée par un Administrateur, son Président pourra, à l'initiative du Conseil d'Administration, assister aux réunions de celui-ci, pour les questions qui concernent sa mission.

Article 3 - Composition des commissions techniques

Il est essentiel que chacune des catégories de la tripartite soit valablement représentée.

La Commission Technique se compose de personnes sélectionnées pour leur compétence au sein des membres des trois catégories :

  • médias ou régies,
  • annonceurs,
  • agences de publicité et centres médias.

Le Président d'une Commission Technique soumet la composition de sa Commission Technique au Conseil d'Administration. Toute proposition de modification de Commission Technique en cours de fonctionnement doit faire l'objet de la même procédure.

Tout membre d'une Commission Technique qui viendrait à ne plus travailler pour le compte de l'employeur qui l'occupait au moment de sa désignation, verra son mandat remis à la disposition du Conseil d'Administration.

Le Conseil d'Administration peut appeler à faire partie d'une Commission Technique des représentants dûment mandatés d'associations professionnelles d'une des trois catégories de membres.

Il se pourrait qu'une personne, non-membre du CIM, soit suggérée pour ses compétences spécifiques.

Les membres des Commissions Techniques sont normalement désignés pour un mandat de deux ans, renouvelable. Lorsqu'un Président arrive à la fin d'un mandat, il soumettra au Conseil d'Administration, la dissolution de sa Commission Technique. Le Président d'une Commission Technique peut toutefois, à tout autre moment, pour des raisons techniques ou de manque d'assiduité, procéder à un remaniement de sa Commission ou au remplacement d'un de ses membres. Dans ce cas, il doit en faire la proposition au Conseil d'Administration.

Les membres sont désignés à titre personnel et ne pourront donc se faire représenter.

Le Directeur Général du CIM, le Chef de Projet ou tout autre de ses collaborateurs qu'il aurait désigné, participent d'office aux travaux de la Commission Technique.

Article 4 - Principes régissant les travaux des commissions techniques

Les membres d'une Commission Technique, bien qu'issus d'un des pôles de la tripartite, auront à tout moment à l'esprit l'intérêt général. Ils participent à leurs travaux en raison de leur compétence personnelle en la matière et non en tant que porte-parole de leur employeur.

Chaque membre de Commission Technique respectera scrupuleusement son devoir de réserve concernant les travaux de sa Commission. Les membres d'une Commission Technique, appelés par leur mission à connaître des résultats des travaux de leur Commission avant leur accessibilité à l'ensemble des souscripteurs, sont tenus au secret professionnel dans son sens le plus large et le plus absolu.

Les membres d'une Commission Technique sont tenus d'assister avec une assiduité suffisante aux réunions de leur Commission. Une réunion de Commission Technique ne peut se tenir que si la moitié de ses membres au moins sont présents. Les membres empêchés sont priés d'en avertir la Structure Permanente du CIM dans un délai permettant d'éviter toute perte de temps aux autres membres.

Lors de l'élaboration des recommandations que les Commissions Techniques doivent soumettre aux instances décisionnelles, elles devront tendre vers le consensus le plus large possible. Dans la mesure où il serait impossible de réunir un consensus significatif, le Président de la Commission Technique présentera au Bureau les différentes positions. . En cas de vote, deux représentants d’un même groupe (deux entreprises entre lesquelles il existe une relation d’ actionnaire majoritaire, ou un éditeur et sa régie exclusive externe), ne pourront émettre qu’un seul vote. C'est en finale, le Conseil d'Administration qui statuera sur les suggestions des Commissions Techniques.

Une Commission Technique peut prendre les décisions nécessaires à l'avancement de ses travaux en concertation avec le Directeur Général du CIM.

Les décisions d'orientation stratégiques feront l'objet de recommandations au Conseil d'Administration.

La Commission Technique présentera ses recommandations au Conseil d'Administration sous la forme qu'elle jugera adéquate, mais comportant nécessairement un document écrit dans les 2 langues nationales. La version originale faisant foi sera celle écrite dans la langue de l'auteur. Les traductions porteront la mention "traduction". Ce document devra être transmis aux membres du Conseil d'Administration minimum 5 jours ouvrables avant la prochaine réunion du Conseil d'Administration.

La Commission Technique doit motiver les avis émis en les individualisant si un ou plusieurs de ses membres en font la demande.

La Commission maintient un agenda prévisionnel de ses réunions à l'horizon minimum de trois mois. Elle veille, dans la mesure du possible, à planifier ses travaux en fonction de cet agenda. Le calendrier des réunions ainsi que leur ordre du jour prévisionnel sont rendus publics.

Entre 2 réunions du Bureau élargi aux Présidents de Commission et aux Chefs de Projet, la Structure Permanente du CIM assurera la coordination des travaux des diverses Commissions et informera le Président du CIM de litiges éventuels.

Les rapports des réunions des Commissions Techniques sont établis par la Structure Permanente du CIM et sont transmis, pour approbation, au Président de la Commission Technique concernée, dans les 5 jours ouvrables qui suivront la réunion..

Sauf objection du Président, les rapports seront transmis aux membres à l'issue des 3 jours ouvrables suivants.

Une fois approuvés par la Commission Technique, les rapports sont mis à la disposition des administrateurs.

Article 5 - Aspects financiers

Tout engagement financier est soumis à l'approbation du Directeur Général du CIM, du Président du CIM ou du Conseil d'Administration, chacun dans la limite de ses pouvoirs.

Les frais de fonctionnement de chacune des Commissions Techniques font l'objet d'une budgétisation séparée dans le cadre du budget annuel du CIM. Les frais réellement encourus y sont imputés.

Dans le même ordre d'idées, lors de la remise des cahiers de charges aux fournisseurs potentiels, le Conseil d'Administration statuera sur l'opportunité de constituer un groupe de travail chargé d'étudier les offres des soumissionnaires, de les négocier et d'émettre la recommandation finale au Conseil d'Administration. Ce groupe de travail sera composé sur proposition du (ou des) Président(s) de la (ou des) Commission(s) Technique(s) concernée(s), du Directeur Général et du Bureau.

Article 6 - Localisation

Sauf cas exceptionnel, les réunions des Commissions Techniques se tiennent dans les locaux du CIM.

Article 7 - Divers

Toutes dispositions qui ne seraient pas prévues par le présent Règlement d'Ordre Intérieur relèvent de l'autorité du Conseil d'Administration et de l'application des statuts de l'Association.