Le Règlement d'ordre intérieur

Approuvé en Assemblée Générale du 26/03/2002 et modifié en Assemblée Générale du 25/04/2006, 29/04/2008, du 27/04/2010 et du 26/04/2011.

Art. 1

Ce Règlement d'Ordre Intérieur a été adopté par l'Assemblée Générale Ordinaire du Centre d'Information sur les Médias ASBL, en abrégé "le CIM", tenue le 26 avril 2011.

Conformément aux stipulations de l'article 30 des statuts du CIM, ce Règlement d'Ordre Intérieur pourra être amendé à la majorité des deux tiers des membres présents et/ou représentés réunis en Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration.

Art. 2 : Catégories

Art. 2.1

Le Conseil d'Administration du CIM comprend 28 membres et est constitué comme indiqué dans le schéma de structure ci-après, dans lequel chaque case correspond à une catégorie:

1 / JFB 1 / VDP Presse quotidienne	6 / ACC/UMA agences de publicité & agences media	1/4, soit 7 agences de publicité & agences media
2 / The PPress 1 / UPP Presse périodique
1 / DMA Internet
6 / ABMA Audiovisuel Dont 1 / VRT-VAR 1 / RTBF-RMB 1 / RTL-IP 1 / SBS 1 / VMMa 1 / radio ou cinéma	1 / INDIVIDUEL
	6 / UBA annonceurs	1/4, soit 7 annonceurs
1 /AEA Affichage
1 / INDIVIDUEL	1 / INDIVIDUEL
1/2, soit 14 media	1/2, soit 14 non-media
TOTAL 28 Administrateurs

Art. 2.2

La liste des catégories figurant dans le schéma de structure de l'article précédent, ainsi que le nombre de leurs représentants, pourront être modifiés conformément à l'article 24 des statuts du CIM.

Art. 2.3

Conformément aux prescrits des articles 23 à 28 des statuts du CIM, les catégories ont la faculté de présenter des candidatures afin de pourvoir aux sièges du Conseil d'Administration qui leur sont dévolus selon le schéma précité. Les Présidents de ces catégories recevront une invitation à cet effet.

Art. 3 : Code de conduite

Art. 3.1 : La valeur de référence pour le marché publicitaire.

Tout membre du CIM accepte les données d’audience du CIM comme la seule et unique référence dans son secteur. Les données CIM relatives à l’audience et aux mesures média y afférentes (telles que couverture, part de marché, contacts, GRP, OTS, rating, durée d’écoute, visites, …), ainsi qu’aux profils socio-démographiques correspondants sont acceptées comme valeurs de référence pour tous les médias étudiés par le CIM. Tout membre du CIM utilisera les études d’audience CIM de façon loyale, en respectant les algorithmes publiés.

Art. 3.2 : Le respect pour les chiffres CIM.

Chaque membre du CIM est libre d’organiser, en dehors du cadre du CIM, tout type d’étude média. Il s’abstiendra toutefois d’actions qui mineraient la crédibilité des données d’audience CIM. Tout membre du CIM accepte dès lors les règles de publication suivantes en matière de chiffres d’audience, de mesures média y afférentes (telles que couverture, part de marché, contacts, GRP, OTS, rating, durée d’écoute, visites,…) et de données de profil socio-démographique :

a. Un référencement systématique et correct des chiffres

Pour toute utilisation des chiffres CIM, la source sera mentionnée de la façon suivante :
“Source : CIM, le média ou le nom de l’étude, la période de la mesure (ou la date de publication, si ce n’est que la modélisation de données existantes qui a été actualisée)”
Ex. Source : Etude CIM TV, 1/3 – 28/3 2009.
Ex. Source : CIM Metriprofil, 1/9/2008 – 28/2/2009.
Ex. Source : Etude CIM Affichage, novembre 2008.

Chaque fois que sont utilisés des chiffres d’audience, issues d’études alternatives, il sera mentionné :
«“Mesure” estimée sur base de “Source – la méthode de mesure, la période et la taille de l’échantillon”»
Ex. Audience estimée sur base de l’Institut X – étude online, 5/12 – 19/12 2008, n = 1.500.
Ex. Rating estimé sur base de l’Institut Y – carnet d’écoute, février 2009, n = 304.
Ex. % de Profil estimé sur base d’une étude interne – enquêtes en face à face, janv. 2009, n = 434.

b. La priorité des données CIM.

Si dans la dernière publication du CIM des données sont disponibles pour un média individuel, tous les membres du CIM utiliseront, dans leurs publications, ces chiffres-là, et pas les chiffres d’études alternatives.

Cette règle générale n’est pas d’application pour :

les publications à usage exclusivement interne,
les publications à caractère scientifique,
les publications destinées à l’enseignement,
la publication de paramètres médias complémentaires qui ne sont pas repris dans les publications du CIM,
la publication de paramètres médias identiques, pour une séquence de temps non publiée (p.e. l’été pour la presse) ou pour une émission à caractère événementiel et limitée dans le temps,
la publication de paramètres médias identiques pour un nouveau média qui est mesuré dans une étude CIM dont la publication n’est pas attendue avant au moins deux mois,
la publication de données relatives à la consommation média par un groupe-cible spécifique qui obtient moins de 1.000 observations au sein d’un échantillon CIM adéquat, et moins de 500 observations dans un panel CIM, pour autant qu’elles soient significativement mieux mesurées dans l’étude alternative,
la publication pour laquelle un autre comportement (de consommation) est fusionné avec des données média CIM, suivant la procédure qui fut approuvée par le Conseil d’Administration du 21/11/2006,
• toute publication pour laquelle une autorisation préalable du Bureau du CIM a été obtenue.

Même dans ces cas exceptionnels, aucune publication de chiffres alternatifs ne sera faite pendant la période d’embargo de deux semaines avant et deux semaines après une publication CIM officielle pour ce qui concerne les études sans publication quotidienne.

Ces lignes de conduite sont d’application pour les communiqués de presse, newsletters, publicités, présentations commerciales et toute autre forme de communication, peu importe le groupe-cible. Le Conseil d’Administration pourra, sur proposition d’une Commission Technique ou du Bureau du CIM, approuver des règles supplémentaires, spécifiques à un média. Ces règles seront reprises dans le règlement de l’étude d’audience concernée.

c. Le respect des règles de comparaison entre les données.

Tout membre CIM s’engage à ne comparer les médias que sur base d’une seule et même étude, et à ne jamais combiner, dans une comparaison, des chiffres issus de sources différentes.

La priorité des chiffres CIM est également d’application pour les comparaisons entre médias individuels. La seule exception admise concerne les situations où un ou plusieurs médias individuels importants ne sont pas repris dans la publication CIM, ou encore, quand un non membre du CIM, actif dans le marché, utilise une étude alternative pour se comparer avec des membres du CIM.

Art. 3.3 : Les discussions d’ordre méthodologique.

Tout membre est responsable des commentaires publics faits par ses collaborateurs relativement aux études CIM et aux résultats du CIM.

Les doutes quant à l’exactitude des données et les questions sur la méthode de l’étude sont discutés au sein du CIM avec la Structure Permanente et la Commission Technique compétente. A cet effet, tout membre peut prendre contact avec la Structure Permanente ou avec le Président de la Commission Technique compétente. La Structure Permanente se basera sur la concertation qui suivra pour répondre ensuite à toutes les questions.

Si une publication du CIM contient une erreur, le CIM publiera des chiffres corrigés ou, si une nouvelle publication n’est pas possible, il communiquera une note méthodologique sur l’origine et l’impact du problème.

Si le membre estime que la réponse de la Structure Permanente n’est pas suffisante, il peut transmettre ses questions et remarques au Président du CIM. Celui-ci formulera une réponse en accord avec le Bureau du CIM ou soumettra le dossier au Conseil d’Administration. Une décision du Conseil d’Administration est contraignante pour tous les membres du CIM.

Art. 3.4 : Litiges relatifs aux règles de publications

En cas de présomption d’infraction aux règles de publication, la Structure Permanente initiera une enquête au cours de laquelle le contrevenant et, éventuellement, le plaignant seront entendus.

Si le contrevenant admet la faute, la Structure Permanente peut lui demander d’envoyer un correctif, et/ou le faire lui-même et le publier sur le site du CIM. Si la Structure Permanente estime qu’il n’y a pas faute, il en informera, le cas échéant, la partie plaignante.
Si le contrevenant présumé ou le plaignant conteste le jugement de la Structure Permanente, le dossier sera soumis au Bureau du CIM. Si celui-ci constate la faute, il peut à son tour demander au contrevenant et/ou à la Structure Permanente d’envoyer un correctif et, à ce dernier, de le publier sur le site du CIM. Si celui-ci ne constate pas de faute, la partie plaignante en sera, le cas échéant, informée.
Si le plaignant conteste le jugement du Bureau, le dossier sera soumis au Conseil d’Administration. Celui-ci peut, si la demande en est faite, entendre le contrevenant présumé et le plaignant, après quoi il décidera seul de l’action à entreprendre, d’une sanction ou d’un renvoi vers la Chambre de Discipline qui statue des litiges d’ordre déontologique. (Art. 3.5.).

Art. 3.5 : Litiges d’ordre déontologique

La Chambre de Discipline (composée selon l’Art. 38 des statuts) statuant sur les litiges qui pourraient naître en matière déontologique a la faculté de prononcer à l’encontre des membres les sanctions suivantes :

un avertissement,
un blâme,
la suspension de la communication des études réalisées par le CIM,
une proposition d’exclusion du CIM.

Art. 4 : Cotisations

L’article 11 des statuts prévoit que l’Assemblée générale fixe, chaque année, la cotisation de membre. Elle fixe également un seul et même taux réduit pour

· les agences créatives qui sont liées par contrat à une agence média déjà membre du CIM

· ou pour les sociétés filiales de médias déjà membres du CIM.

Art. 5 : Budget d'une étude

Pour être adoptée, toute décision du Conseil d'Administration relative au budget d'une étude devra, d'une part recueillir la majorité des voix de l'ensemble des membres du Conseil présents ou représentés, et d'autre part :

l'unanimité des membres présents ou représentés du média concerné s'il s'agit d'une étude tactique,
la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés du ou des pôle(s) concerné(s) s'il s'agit d'une étude qui traite d'un ou de plusieurs pôles dans leur entièreté.

Art. 6 : Financement

Si les cotisations de l'ensemble des membres participent au financement du CIM, celui-ci est principalement basé sur le principe de la solidarité entre médias et intermédiaires.

Tout qui participe à une étude tactique, participe aussi au financement du "non tactique", c'est-à-dire : le coût de fonctionnement de la structure permanente et de l'étude stratégique centrale (actuellement PMP).
Chaque type de médias est libre d'investir dans sa propre étude tactique à hauteur de ses moyens et de ses ambitions techniques dans le respect des dispositions prévues à l'article 5 du présent Règlement.

L'Assemblée Générale des membres du 25 avril 2006 a décidé du mode de financement suivant pour la période 2006-2010 :

Les intermédiaires participent pour un montant fixe qui est adapté chaque année à l'indice des prix à la consommation. Une partie de cette participation est attribuée au "non tactique". L'autre partie est attribuée aux études tactiques au prorata de leurs coûts respectifs.
Les médias payent le solde du "non tactique" pour l'année « n » au prorata de leur part de marché relevée par la pige publicitaire pour la période allant du 1er juillet année « n-2 » au 30 juin année « n-1 »,
Ils payent également leur étude tactique propre, diminuée de la dotation des intermédiaires et d'éventuelles recettes provenant de tiers.

Toutefois, si un type de média devait faire l'objet d'une étude tactique coûteuse, combinée avec une faible part de marché, la dotation de la participation des intermédiaires à cette étude serait limitée à 66% maximum de la participation de ce média au financement du non tactique.

Les clés de répartition sont actuellement fixées comme suit :

Etude PMP-Presse-Cinéma : Presse 42 % - Cinéma 2 % - plurimédia 56 %
Clé horodatage : contrôle diffusion 45 % - TV : 55 %
Dotation des intermédiaires au non tactique : 50 % du montant de cette dotation

Chaque association représentant un pôle ou une catégorie de membres au Conseil d'Administration détermine ensuite les clés de répartitions pour l'ensemble des membres de ce pôle ou de cette catégorie de membres.
La quote-part minimum pour un intermédiaire est cependant fixée à 5.000 €, montant qui est adapté annuellement à l'indice des prix à la consommation.

Sauf décision contraire d'une l'Assemblée Générale, ce mode de financement restera d'application après 2010.

Art. 7 : Accès aux données

Art. 7.1 : Membres

Etre membre du CIM ne donne pas automatiquement accès à l’ensemble des données fournies par ce dernier.
L’accès aux données de l’une ou l’autre étude est réservé aux seuls membres en ayant supporté leur part des coûts selon les principes de financement évoqués à l’article 6.
L’utilisation de ces données est soumise aux règles de confidentialité, décrits à l’article 8.

Art. 7.1.1. Membres de la catégorie intermédiaires

a. Chaque intermédiaire qui souhaite avoir accès à des chiffres CIM doit se faire membre et s’engager à n’exploiter ces données qu’avec des logiciels d’exploitation certifiés par le CIM.

b. L’UMA se porte garante du financement du CIM à charge des intermédiaires. La contribution de tout intermédiaire non membre de l’UMA vient en déduction de ce montant, le solde étant réparti entre les membres de l’UMA selon la règle en vigueur au sein de celle-ci.

c. Chaque intermédiaire déclare en début d’année calendrier, et avant la fin du premier trimestre au plus tard, son chiffre d’achats média de l’année précédente, à l’exception d’un intermédiaire en année de lancement qui paiera le forfait minimum prévu ci-dessous pour cette première année, au prorata du nombre de mois à dater de sa date de lancement.
Chaque souscripteur joint à cette déclaration la liste nominative des sous-traitants et le chiffre d’achats qu’il leur a confié et dont le montant est consolidé en tout ou en partie dans celui qu’il a lui-même déclaré.
On entend par chiffre d’achats média, le montant brut facturé par les médias avant déduction de la commission d’agence (“brut facturé”), y compris les achats pour lesquels l’intermédiaire est mandaté par son client mais qui sont facturés directement à l’annonceur (échanges, instances publiques, autres clients directs).
Le CIM se réserve un droit d’audit sur ces déclarations.

Le total des chiffres déclarés par les intermédiaires permettra de déterminer ce que représente 1% des achats média.
Cette valeur sera fixée à la fin du premier trimestre de chaque année.
Tout chiffre d’affaires déclaré après cette date sera soumis à cette valeur.

d. 3 possibilités d’accès aux études du CIM sont prévues:

Souscription à l’ensemble des études (PMP + études tactiques). L’UMA souscrit à cette option.
Souscription à 1 seule étude tactique (Mono-média) + PMP (combinaison obligatoire)
Souscription uniquement à la PMP.

Art. 7.1.2. Membres de la catégorie intermédiaires, non UMA - conditions financières :

a. Souscription à l’ensemble des études (PMP + études tactiques)
La contribution financière de chaque souscripteur est basée, selon le point c sub 7.1.1. ci-dessus, sur le pourcentage que représente son chiffre d’achats media de l’année précédente dans le total des chiffres déclarés. Pour chaque % il paiera 20.000 euros (base 2009), avec un forfait d’entrée minimum de 25.000 euros (base 2009, soumise à l’indice santé des prix à la consommation).

b. Souscription à 1 seule étude tactique (Mono-média) + PMP (combinaison obligatoire)
La contribution financière de chaque souscripteur est basée, selon le point c sub 7.1.1. ci-dessus, sur le pourcentage que représente son chiffre d’achats media de l’année précédente dans le total des chiffres déclarés. Pour chaque % il paiera 5.000 euros par étude mono-média (base 2009), avec un forfait d’entrée minimum de 9.000 euros (base 2009, soumise à l’indice santé des prix à la consommation).

c. Souscription uniquement à la PMP.
Coût forfaitaire : 4.000 euros (base 2009, soumise à l’indice santé des prix à la consommation).

Art. 7.1.3. Membres de la catégorie des médias

Les médias ont accès aux données du CIM pour autant qu’ils participent à leur financement conformément aux dispositions décrites dans l’article 5. Toutefois, ceux qui ne souscrivent qu’à l’authentification peuvent avoir accès à la PMP, au tarif fixé par le Conseil d’administration.

Art. 7.2 : Non membres

Des non membres peuvent avoir accès à des données CIM pour autant qu’ils aient été acceptés par le Conseil d’administration et que ce dernier ait approuvé le type de données qui leur seraient fournies.

Bureaux d’audit média

Les bureaux d’audit médias appointés par les annonceurs pour auditer leurs investissements média en Belgique peuvent accéder aux données du CIM pour autant qu’ils soient acceptés par le Conseil d’administration du CIM et qu’ils répondent aux critères suivants tels que définis par ce dernier :

être titulaire d’un numéro de TVA belge,
travailler uniquement pour des annonceurs,
ne développer eux-mêmes aucune activité d’achat média, de planning média ou de conseil en communication,
ne détenir aucune participation dans des sociétés actives dans ce domaine ou faire partie, eux-mêmes, de leur actionnariat,
justifier d’un benchmark pool représentatif des résultats et des conditions de campagnes de tiers.

Ces bureaux d’audit ont l’obligation, tout comme les membres du CIM

de signer la clause de confidentialité (cfr art. 8),
de n’exploiter les données du CIM qu’avec des logiciels certifiés par ce dernier.
Les modalités plus détaillées et les conditions tarifaires sont déterminées par le Conseil d’administration du CIM.

Art. 8 : Confidentialité des données

8.1 Objet

Conformément à l'article 37 des statuts du CIM, les données, publications et études que le CIM transmet à ses membres dans le cadre de l'exécution de ses différentes missions restent sa propriété exclusive et sont confidentielles.

Le Membre du CIM s'engage à respecter le caractère confidentiel de ces données conformément aux modalités fixées par le présent règlement.

8.2 Informations confidentielles

Par "informations confidentielles", on entend toutes informations, de quelque forme qu'elles soient (orales, écrites, graphiques, électroniques, etc.), communiquées par le CIM dans le cadre de la publication des résultats/données des études qu'il mène.

Cette confidentialité n'est pas applicable si le Membre du CIM peut apporter la preuve que les informations confidentielles :

sont entrées dans le domaine public préalablement à leur divulgation ou après celle-ci pour autant que cette circonstance ne résulte pas d'une faute qui lui soit imputable;
ont été obtenues légitimement d'un tiers non lié par une obligation de confidentialité ni par le secret professionnel;
sont déjà connues de celui-ci, cette connaissance devant être démontrée par l'existence de documents appropriés dans ses dossiers;
ont été développées indépendamment par le Membre du CIM, sans violation du présent règlement, pour autant que ce développement indépendant puisse être clairement documenté et vérifié.

8.3 Obligations

Le Membre du CIM s'engage à :

n'utiliser les informations confidentielles que pour les besoins de son activité sans toutefois en faire commerce. N'est pas considérée comme étant commerce : toute intervention financière requise auprès de ses clients pour traitement ou analyse particuliers ;
n'utiliser les informations confidentielles que pour son propre compte sans transfert à des tiers autrement que dans les cas nécessités par les besoins internes ;
n'autoriser l'accès aux informations confidentielles qu'aux seuls membres de son personnel qui doivent absolument être mis au courant pour pouvoir en évaluer le contenu;
inclure une clause de confidentialité dans le contrat de travail de tous ses employés ayant accès aux informations confidentielles communiquées par le CIM, le cas échéant en joignant un avenant au contrat de travail si celui-ci est déjà en cours ;
inclure une clause de confidentialité dans les contrats d'entreprise conclus avec ses sous-traitants, le cas échéant en joignant un avenant aux contrats lorsque ceux-ci sont déjà en cours ;
ne copier les informations confidentielles communiquées par le CIM qu'en cas d'absolue nécessité ;
informer immédiatement le CIM s'il constate ou présume que des informations confidentielles ont été divulguées à des personnes non autorisées;
restituer immédiatement au CIM, sur sa simple demande, toutes les informations confidentielles, y compris les copies qui en ont été faites et ce quel qu'en soit le support (papier, informatique, etc.).

8.4 Modalités particulières concernant certaines catégories de données

Le Conseil d'Administration du CIM, assisté des Commissions Techniques concernées, précise les modalités spécifiques des obligations précitées en fonction notamment du type de données communiquées par le CIM

Ces modalités concernent notamment l'accès même aux données, le type de traitement de données qui peut leur être appliqué, la validation des logiciels de traitement de données. Elles sont précisées dans les règlements d'ordre intérieur de chacune des commissions techniques, lesquels auront été approuvés par le Conseil d'Administration. Ces règlements d'ordre intérieur seront accessibles sur le site de l'association. Les commissions techniques peuvent aussi décider de délais d'embargo déterminant la date à laquelle le Membre du CIM peut utiliser et/ou communiquer ces données. Ces délais seront notifiés au Membre du CIM par la Structure Permanente ou publiés le cas échéant en même temps que les données.
Pour certaines études, le CIM fournit deux types de fichiers de données, dits A et B. Les membres ayant accès aux fichiers A sont tenus de ne pas en divulguer tout ou partie à des tiers.

8.5 Divulgation forcée des données confidentielles

Dans tous les cas où le Membre du CIM serait contraint, par une autorité à laquelle il est légalement soumis, de divulguer tout ou partie des informations confidentielles qu'il détient, celui-ci en informera le CIM sans délai par écrit pour permettre au CIM de prendre toutes les mesures conservatoires judiciaires ou extrajudiciaires qu'il jugerait opportunes.

En toute hypothèse, le Membre du CIM se limitera à ne fournir que les informations confidentielles strictement nécessaires et attirera l'attention de l'autorité à laquelle il aura dû communiquer les données, sur le caractère confidentiel de celles-ci.

8.6 Sanctions

Le Membre du CIM reconnaît expressément que l'obligation de confidentialité est une condition essentielle à son statut de membre, dans la mesure où son non-respect est susceptible de causer un important préjudice au CIM.

En cas de doute sur la portée de la confidentialité ou des autres modalités établies par le présent règlement, le Membre du CIM est tenu de demander, préalablement à toute initiative, l'avis du Bureau du CIM

Les avis rendus par le Bureau et les décisions éventuellement prononcées par la Chambre de Discipline du CIM interviendront sans préjudice des recours ordinaires devant les tribunaux notamment pour obtenir la cessation de toute infraction au présent règlement ainsi que la réparation des préjudices causés par cette infraction.